Онлайн-запись клиентов: ссылка для Instagram, WhatsApp и 2GIS

Что такое онлайн-запись и чем она отличается от записи по телефону

Онлайн-запись — это страница вашей компании, где клиент без звонка выбирает услугу, специалиста и время. Вы получаете готовую запись в журнале: с именем, телефоном, услугой и мастером. Разница с записью по телефону в том, что запись доступна круглосуточно и не зависит от того, свободен ли администратор в эту минуту.

В Кыргызстане клиенты обычно находят бизнес в Instagram, 2GIS и через знакомых, а потом пишут в WhatsApp или звонят. Каждый такой контакт занимает у администратора несколько минут: поздороваться, выяснить услугу, найти свободное время, переспросить, записать. Когда рядом клиент в кресле, эти минуты уходят либо от клиента в кресле, либо от того, кто ждёт ответа. Онлайн-запись убирает именно эту рутину: ответ «вот ссылка, выберите время сами» занимает одно сообщение.

Онлайн-запись не заменяет общение. Клиент по-прежнему может спросить о цене или подобрать услугу в переписке. Но выбор времени переходит туда, где он не ошибается: в расписание, которое показывает только свободное.

Как записывается клиент

Путь клиента состоит из четырёх шагов:

1. Услуга. Клиент выбирает, что ему нужно. Услуги показываются с длительностью и ценой; если цена зависит от объёма, она указана диапазоном «от–до».
2. Специалист. Система показывает тех, кто выполняет выбранную услугу. Клиент выбирает конкретного человека.
3. Дата и время. Клиент видит только свободные окна по графику специалиста. Выходные, перерывы и занятое время недоступны, услуга должна целиком поместиться в рабочее окно.
4. Контакты и подтверждение. Клиент указывает имя, телефон и почту, подтверждает запись и видит её на экране.

После этого запись появляется в журнале, а в кабинете сразу видно новое уведомление. Если при записи у клиента уже была карточка, запись добавляется в её историю. Если карточки не было, система создаёт её сама и назначает специалиста, к которому записались.

Правила записи: что можно настроить

Правила, по которым система принимает записи со страницы, задаёт администратор в разделе «Настройки» на вкладке «Запись и ИИ». Значения по умолчанию подходят не каждому бизнесу, поэтому их стоит проверить до запуска.

Настройка	По умолчанию	Допустимые значения	Когда менять
Подтверждение	вручную: запись приходит со статусом «ожидает»	вручную или сразу	Включите фиксацию сразу, если не успеваете отвечать
Минимум времени до записи	60 минут	от 0 до 43 200 минут	Увеличьте, если нужно время на подготовку; 0 — запись «на ближайшее время»
Запись вперёд	60 дней	от 1 до 365 дней	Сократите, если график известен только на месяц
Шаг сетки времени	30 минут	от 5 до 180 минут	Для услуг по 45 минут поставьте 15, иначе потеряется время
Активных записей на клиента	3	от 1 до 50	Увеличьте для курсов из нескольких процедур

Часовой пояс по умолчанию — Бишкек. Шаг сетки связан с графиком: время отсчитывается от начала рабочего окна, а услуга обязана поместиться целиком до перерыва или конца дня. Услуга на 60 минут не предлагается за 30 минут до обеда.

Где разместить ссылку на запись

Запись работает, только если клиент её находит. Поставьте ссылку в каждую точку, где вас видят:

• Шапка профиля Instagram. Это основной канал для салонов, мастеров маникюра и барбершопов: клиент переходит из профиля в запись одним касанием.
• Закреплённое сообщение и автоответ в WhatsApp. На вопрос «когда можно записаться» отвечайте ссылкой, а не перечислением свободных окон.
• Карточка 2GIS и карты. Клиент, который нашёл вас по запросу, видит кнопку или ссылку на запись рядом с телефоном.
• Сайт. Если сайт есть, поставьте кнопку «Записаться» в шапку и в блок цен. Если сайта нет, он для записи не нужен.
• Визитка, чек, зеркало, ресепшен. QR-код со ссылкой ведёт на запись с телефона клиента, пока он сидит в зале.
• Telegram-канал и сторис. Ссылка в закреплённом сообщении и в стикере «ссылка» в сторис.

Подробнее про Instagram — в статье «Ссылка на запись в Instagram», про WhatsApp — в статье «Запись клиентов через WhatsApp». Если сайта нет, посмотрите материал «Онлайн-запись без сайта».

Как настроить услуги, чтобы в расписании не было накладок

Чаще всего проблемы онлайн-записи создают услуги, а не программа. Три правила, которые убирают большинство сбоев:

Длительность — из практики. Засеките время нескольких обычных визитов. Если процедура длится 70 минут, а в записи стоит час, каждый такой клиент сдвигает всех остальных. В длительность закладывайте подготовку и уборку между клиентами.

Название — как говорит клиент. «Маникюр с покрытием», а не «МП-2». Если у услуги есть важное условие, например «на длинные волосы», добавьте его в название: клиент выберет правильный вариант сам.

Не плодите похожие пункты. Десять близких услуг сбивают с толку, и клиент уходит звонить. Для вариантов, которые различаются ценой, используйте диапазон «от–до».

Пошаговый порядок настройки с примерами разобран в статье «Как сделать онлайн-запись клиентов за один вечер», а то, как запись выглядит для администратора, — в материале «Как работает онлайн-запись».

Телефон, мессенджер или онлайн-запись

	Телефон	Мессенджер	Онлайн-запись
Кто выбирает время	Администратор вместе с клиентом	Администратор вместе с клиентом	Клиент сам
Когда доступно	В рабочие часы	Пока администратор отвечает	Круглосуточно
Риск накладки	Выше, если записи ведутся в двух местах	Выше при параллельных диалогах	Исключён: занятый слот не принимается
Загрузка администратора	Каждая запись — звонок	Каждая запись — диалог	Только подтверждение
История клиента	В тетради или в памяти	В переписке	В карточке клиента

Мессенджер и телефон остаются каналами общения. Онлайн-запись забирает у них одну задачу — выбор времени.

Что делать с неявками, если нет автонапоминаний

Автоматических напоминаний в AuniCRM пока нет, и обещать их мы не будем. Рабочий порядок такой: накануне администратор открывает вкладку «Предстоящие» в журнале, видит записи на завтра и отправляет клиентам короткое сообщение в WhatsApp из карточки. Шаблоны сообщений и порядок работы описаны в статьях «Напоминание о записи» и «Шаблоны сообщений клиентам». Если клиент не пришёл, запись отменяют, а причину формулируют нейтрально: её увидит сам клиент.

Что онлайн-запись не делает

Честный список ограничений нужен, чтобы вы заранее решили, подходит ли вам система:

• Записи создаются на странице записи: администратор оформляет клиента по телефону на этой же странице, отдельной кнопки «добавить запись» в журнале нет.
• Перенос записи на другое время не предусмотрен: запись отменяют и создают заново. Администратор может только сменить специалиста у активной записи.
• Групповых записей с лимитом мест нет: на один слот специалиста приходится одна активная запись.
• Предоплаты и онлайн-оплаты при записи нет.
• Отпуск по датам не ведётся: график специалиста задаётся по дням недели.

Если для вашего бизнеса что-то из этого критично, напишите нам в WhatsApp до оплаты: расскажем, что известно о планах, без обещаний по срокам.

Для каких бизнесов подходит

Онлайн-запись нужна тем, кто оказывает услуги по времени. Разбор по отраслям — на отдельных страницах: салоны красоты, барбершопы, маникюр, косметологи, массаж, стоматологии, клиники, автосервисы. Если у вас продажи без расписания, смотрите страницы про склад и продажи.