График работы мастеров: расписание специалистов без накладок

Зачем нужен график специалистов

Расписание — это то, на чём держится онлайн-запись. Если график не заведён или заведён неточно, клиент записывается на время, когда мастера нет, а администратору приходится звонить и извиняться. Когда график в системе верен, клиент видит только реальные свободные окна, а администратор не сверяет расписание с памятью.

У разных мастеров разные смены: один выходит с утра, другой после обеда, у третьего выходные в середине недели. В тетради эти различия трудно держать в голове, а в расписании по специалисту они видны сразу. Именно поэтому график в AuniCRM хранится не «для салона», а для каждого человека отдельно.

Как устроен график

График задаётся по дням недели. Для каждого специалиста вы указываете рабочие дни, время начала и конца и перерыв. Дни без смены остаются выходными, и в них записать нельзя.

Шаг сетки времени определяет, с какой частотой клиент видит окна. По умолчанию это 30 минут, а диапазон настройки — от 5 до 180 минут. Время отсчитывается от начала рабочего окна, а услуга должна целиком поместиться до перерыва или конца смены. Услуга на 60 минут не предлагается за 30 минут до обеда.

Несколько примеров, как шаг влияет на запись:

Основные услуги	Подходящий шаг	Почему
30, 60, 90 минут	30 минут	Окна делятся без остатка
45 и 90 минут	15 минут	При шаге 30 после каждой услуги на 45 минут теряется 15 минут
20 и 40 минут	20 минут	Окна совпадают с длительностью
Разные, кратные 15	15 минут	Максимум гибкости, но больше окон для выбора

Услуги специалиста

Не каждый мастер выполняет все услуги, поэтому услуги привязываются к специалистам в окне «Услуги сотрудника». Клиент сначала выбирает услугу, затем видит только тех мастеров, которые её делают, и выбирает время.

Если мастер временно не делает услугу, снимите её привязку, а не удаляйте услугу из списка: иначе пропадёт история. Если у услуги нет ни одного мастера, клиент не сможет её выбрать.

Что видит клиент и что нет

Клиент видит свободное время специалиста: рабочие окна минус занятые записи. Не видит и не может выбрать:

• время вне графика и выходные дни;
• слоты, уже занятые другой записью;
• время раньше, чем минимальный срок до записи (по умолчанию 60 минут);
• даты дальше горизонта записи (по умолчанию 60 дней).

Занятое время недоступно: сервер не принимает вторую запись на тот же слот специалиста, поэтому накладок нет. Подробнее о правилах записи — на странице «Онлайн-запись».

Отпуск, больничный, разовый выходной

Графика по датам в AuniCRM нет, и это стоит знать заранее. Если мастер уходит в отпуск на две недели, порядок такой:

1. Откройте журнал и найдите записи этого мастера на отпускные даты.
2. Передайте их другому специалисту через «Сменить специалиста» или отмените с нейтральной причиной и предупредите клиентов.
3. Измените недельный график мастера так, чтобы на время отпуска он не принимал записи.
4. Когда мастер вернётся, верните прежний график.

Если отпуска у вас редки, это терпимо. Если они часты, а специалистов много, этот порядок станет рутиной. Для таких случаев скажите нам заранее: мы покажем, как это выглядит в работе, и не будем обещать функции, которой нет.

Расписание и стоимость

Тариф зависит от числа специалистов в расписании записи. Владелец и администратор в это число не входят. Если запись не используется вообще (цех, опт), считаются пользователи кабинета. Цены и пример подсчёта — на странице «Цены». Для одного мастера подойдёт самый маленький тариф, для команды из трёх — «Мини».

Как составить график, чтобы не терять записи

Три практических правила, которые мы видим в работе салонов и клиник:

• Закрывайте лишнее. Если мастер не хочет принимать клиентов после 19:00, не открывайте это время. Объяснять отказ дороже, чем не открывать окно.
• Ставьте перерыв всегда. Даже короткий обед отражается в графике: иначе первая клиентка после обеда ждёт, а последняя до обеда сдвигает всех.
• Проверяйте график через запись. Запишитесь сами на каждого мастера в разное время и убедитесь, что окна совпадают с реальной сменой.

Пошаговая настройка услуг, графиков и правил записи разобрана в статье «Как сделать онлайн-запись клиентов за один вечер».

Для каких отраслей график критичен

Больше всего от точного расписания выигрывают бизнесы, где время специалиста дорого: салоны красоты, барбершопы, клиники, стоматологии, автосервисы. На их страницах разобрано, как строить график под специфику отрасли.