Электронный журнал записи клиентов: все визиты на одном экране

Что такое электронный журнал записи и зачем он нужен

Электронный журнал — это единый список записей бизнеса, который заменяет тетрадь, заметки в телефоне и переписку «а на когда мы договорились». В AuniCRM все записи со страницы онлайн-записи попадают в журнал сами. Администратор видит клиента, услугу, специалиста, время и статус, а мастер открывает только свои записи.

Тетрадь работает, пока записей мало и пишет её один человек. Проблемы начинаются, когда мастеров несколько, а записи принимают и в зале, и в мессенджере: два источника расходятся, и клиент оказывается записанным дважды или не записанным вовсе. Журнал решает именно это: источник один, а занятое время специалиста недоступно для новой записи, поэтому накладок не бывает.

Как устроен журнал

Журнал AuniCRM состоит из двух вкладок.

• «Предстоящие». Записи, которые ещё впереди, по времени. Сюда администратор заходит каждое утро.
• «Прошедшие». Записи, время которых наступило: выполненные, отменённые и те, что остались без отметки.

Каждая строка содержит дату и время, клиента (имя и телефон), услугу, специалиста, длительность и статус. У отменённых записей показана причина.

Фильтра по мастеру, поиска и вида «на день» в журнале нет. Если нужно посмотреть записи конкретного мастера, администратор находит их по колонке «специалист»; мастер при входе видит только собственные записи.

Четыре статуса и что с ними делать

Статус	Что означает	Что делает администратор
Ожидает	Клиент записался на странице, подтверждения ещё нет	Подтверждает или отменяет
Подтверждена	Время закреплено за клиентом	Готовится к визиту, накануне пишет клиенту
Отменена	Запись снята, указана причина	Предлагает другое время
Выполнена	Визит состоялся	Ничего: запись учитывается в «Обзоре»

По умолчанию новая запись приходит со статусом «ожидает». Если вы не успеваете отвечать, в настройках можно включить фиксацию записи сразу, без подтверждения: тогда запись подтверждена автоматически. Отметить запись «Выполнена» можно только после начала записи, поэтому случайно закрыть будущий визит не получится.

Подтверждение и отмена с причиной

При отмене администратор указывает причину. Важно помнить: причину видит сам клиент, в разделе «Мои записи». Поэтому в причине нужны нейтральные формулировки: «Отмена по просьбе клиента», «Не пришли на приём», «Отмена по инициативе салона». Оценки вроде «клиент опять забыл» оставьте для заметки в карточке клиента, которую клиент не видит.

Пользы от причин две. Во-первых, клиент понимает, что произошло, и не звонит с вопросами. Во-вторых, через месяц видно, что повторяется: больше отмен по просьбе клиентов или по вашей инициативе. Это первый шаг к тому, чтобы сократить неявки. Подробно про неявки — в статье «Клиенты не приходят на запись».

Смена специалиста у активной записи

Мастер заболел, ушёл в отпуск или не успевает: администратор открывает запись и выбирает «Сменить специалиста». Сервер проверяет, что у нового мастера свободно это время, и только после этого меняет запись. История клиента остаётся в карточке, а сам клиент не остаётся без записи.

Менять время записи нельзя: перенос — это отмена и новая запись. Это стоит учесть в разговоре с клиентом: когда мастер выходит из строя, чаще проще передать запись коллеге, чем искать новое окно.

Уведомления о новых записях и отменах

В кабинете сразу видно новую запись и отмену: администратору не нужно обновлять страницу и держать открытой переписку. Уведомления остаются внутри кабинета. Автоматических сообщений клиентам или мастерам в мессенджеры AuniCRM пока не отправляет, поэтому напоминания о визите администратор отправляет вручную. Порядок работы и шаблоны разобраны в статье «Напоминание о записи».

Раздел «Обзор» и цифры по журналу

Вкладка «Обзор» показывает число выполненных записей за 30 дней. Эта цифра нужна, чтобы быстро проверить, сколько визитов состоялось, и сверить журнал с кассой. Деньги за услуги в отчёт о прибыли не входят: он считает товары и расходы. Выручку от услуг ведите по кассе, а число выполненных записей берите из «Обзора».

Что нужно знать об удалении прошедших записей

Кнопка «Удалить прошедшие» на вкладке «Прошедшие» доступна только администратору. Она стирает все записи до начала сегодняшнего дня, независимо от статуса, без возврата. Если по журналу считаете зарплату мастеров, сверяете кассу или анализируете неявки, сначала перенесите нужные данные в таблицу. Удалять записи может только администратор.

Чего в журнале нет

Мы говорим об этом заранее, чтобы вы не обнаружили ограничения после запуска:

• нет фильтра по мастеру и периоду, поиска по клиенту и вида «на день»;
• нет выгрузки журнала в CSV;
• нет кнопки «добавить запись» у администратора: записи создаются на странице записи;
• нет переноса записи на другое время;
• нет автоматических напоминаний клиентам.

В статьях «Как вести учёт в салоне» и «Показатели салона красоты» разобрано, какие цифры брать из журнала и как считать их вручную.

Для каких отраслей журнал особенно важен

Журнал нужен всем, кто работает по записи. Больше всего пользы он приносит там, где мастеров несколько и время дорого: салонам красоты, барбершопам, клиникам и стоматологиям, автосервисам. Для каждой отрасли на её странице разобрано, как выглядит день работы с журналом.