CRM для языковой школы и курсов: ученики, группы, оплаты и учебники

Как устроена языковая школа

Языковая школа — это набор групп по уровням, расписание и деньги. Ученики приходят на курс, платят за месяц или за весь курс, получают учебник и переходят с уровня на уровень. Школа может работать в нескольких филиалах, а преподаватели переходят из группы в группу. Все эти процессы связаны с людьми и деньгами, поэтому ошибка в учёте стоит дорого: родитель не получил чек, ученик остался без книги, скидка дана непонятно кому.

AuniEdu собирает эти процессы в одну систему. Она разработана для образовательных учреждений: филиалы, курсы, группы, оплаты и склад учебников были в ней изначально.

Ученики и группы

Карточка ученика хранит курс, группу, кабинет, оплаты и выданные учебники. Перевод между группами и филиалами делается в два клика, с сохранением истории: видно, когда и откуда ученик перешёл. Для языковой школы это важно: группы собираются и распадаются, уровни меняются, а родители спрашивают, в какой группе ребёнок.

Что полезно настроить сразу:

• Курсы и уровни. Заведите курсы так, как их называет школа: «English Beginner», «Русский для иностранцев», «Корейский A1».
• Группы. Привяжите к каждой группе кабинет и состав.
• Филиалы. Если школа работает в нескольких местах, заведите каждый как отдельный филиал со своими группами.

Оплаты и касса

Оплата принимается в карточке ученика. Сумма распределяется между курсом и учебниками, печатается чек (в том числе на термопринтер), оплата видна в карточке. Возвраты оформляются отдельной операцией. Кассир закрывает смену, и система сводит все оплаты и возвраты за день. Руководитель видит итоги по филиалам, не звоня администраторам.

Для языковых школ особенно полезно, что оплата за курс и оплата за учебник собираются в одну операцию: не нужно считать отдельно и записывать в разные таблицы.

Скидки с подтверждением

Скидки в языковых школах распространены: семейные, корпоративные, сезонные. В AuniEdu скидку нельзя «дать на словах». Менеджер запрашивает её с указанием причины, руководитель подтверждает или отклоняет. Автор, причина и решение остаются в журнале. Это снимает споры и показывает реальную картину по скидкам за период.

Учебники и склад

Учебники ведутся на складе: остатки по категориям и филиалам, выдача ученику, возврат, перемещение между складами. Видно, у кого на руках какая книга, и это ответ на вопрос «кто не вернул учебник» в конце курса. Выдача отмечается при оплате или отдельной операцией.

Роли и журнал действий

Кассир, менеджер, администратор филиала, руководитель — у каждого свой набор прав. Новые сотрудники проходят подтверждение, а сессии можно закрыть удалённо. Журнал действий фиксирует, кто изменил сумму, кто удалил ученика, кто подтвердил скидку. Это главный инструмент руководителя, когда нужно разобраться в спорной ситуации.

Отчёты и выгрузки

Оплаты и списки учеников выводятся с фильтрами по филиалу, курсу, группе и периоду. Любая выборка выгружается в таблицу для бухгалтерии. Что именно нужно вашей школе в отчётах, уточняем на этапе внедрения: система дорабатывается под процессы учреждения.

Отдельный адрес и данные школы

У школы свой адрес вида школа.crm.edu.kg и отдельная база данных. Данные учреждений не лежат в одной таблице и не пересекаются. Подробнее о защите — на странице «Безопасность» и в описании AuniEdu.

Как проходит внедрение

1. Разбираем процессы: филиалы, курсы, кто принимает деньги, как ведут учебники.
2. Настраиваем систему: филиалы, курсы, группы, сотрудники и права, адрес с сертификатом.
3. Переносим данные: ученики, группы, остатки учебников из ваших таблиц.
4. Обучаем и сопровождаем: каждому рабочему месту показываем работу, затем остаёмся на связи.

Что уточнить до запуска

Если вам нужны функции, которых нет в описании, например расписание занятий, учёт посещаемости или онлайн-оплата, напишите нам заранее. AuniEdu разработана нами и дорабатывается под процессы школы, но объём и срок мы оцениваем по вашему списку и ничего не обещаем наперёд.