Программа для салона красоты: онлайн-запись, мастера и учёт

Как работает салон красоты и где теряются деньги

Салон зарабатывает на трёх вещах: загрузке мастеров, возвращаемости клиенток и расходах на материалы. Если мастер простаивает, потому что запись принимали в двух местах и перепутали время, это потерянный доход, который не вернуть. Если клиентка не вернулась, потому что никто не напомнил о себе, это потерянное будущее. Если краска закончилась в четверг, а заказать её забыли в понедельник, это потерянный день.

Все три потери вызваны одной причиной: информация живёт в тетради, телефонах мастеров и переписке. Программа для салона красоты нужна, чтобы собрать её в одном месте и сделать доступной администратору, мастеру и владельцу в той мере, в какой им это нужно.

Запись по мастерам, а не «в салон»

В салоне клиентка почти всегда записывается к конкретному человеку: «к Айгерим на окрашивание», «к Бермет на маникюр». Поэтому в AuniCRM запись строится так: клиентка выбирает услугу, затем видит только тех мастеров, кто её выполняет, затем свободное время выбранного мастера. У каждого мастера свой график по дням недели, свой набор услуг и свои выходные.

Что важно настроить в первую очередь:

• Длительность услуг. Окрашивание в несколько тонов, стрижка с укладкой, маникюр с покрытием и дизайном занимают разное время. Закладывайте в длительность подготовку и уборку между клиентками, иначе расписание выглядит плотным только на экране.
• Диапазон цены. Если стоимость зависит от длины волос или сложности, укажите «от–до»: клиентка понимает, с чем идёт, а мастер не получает сюрпризов.
• Шаг сетки времени. По умолчанию 30 минут. Если основные услуги идут по 45 минут, поставьте 15, иначе после каждой записи будет теряться лишнее время.

Многоэтапные услуги, например окрашивание с выдержкой, записываются одним окном целиком: система не умеет занимать мастера частично. Это честное ограничение: на время выдержки красителя мастер остаётся занят в расписании, даже если физически он свободен.

Журнал и работа администратора

Каждая запись попадает в журнал со статусом: ожидает, подтверждена, отменена, выполнена. По умолчанию новая запись ждёт подтверждения администратора. Если вы не успеваете отвечать, можно включить фиксацию записи сразу. При отмене указывается причина, и клиентка её увидит, поэтому пишите нейтрально: «Отмена по просьбе клиентки», «Не пришли на приём».

Утро администратора выглядит так: открыть вкладку «Предстоящие», посмотреть записи на сегодня и завтра по времени, подтвердить новые, написать клиенткам накануне. Если мастер заболел, администратор меняет специалиста в записи, и клиентка остаётся в журнале с историей.

База клиенток принадлежит салону

Главный страх владельца салона: мастер уходит и уводит клиентов. В AuniCRM карточка клиентки лежит в базе салона. В ней телефон, WhatsApp, Telegram, Instagram и история: записи, покупки и заметки. Заметки — самое полезное для мастера: оттенок, который выбирала клиентка, особенности, договорённости.

Когда мастер уходит, администратор переназначает его клиенток другому специалисту: история остаётся. Права устроены так, чтобы мастер видел своих клиентов и не видел чужих. Про удержание клиенток см. статьи «Удержание клиентов» и «Как вести учёт в салоне».

Материалы и косметика

Салон тратит краски, оксиды, маски, расходники и продаёт уход домой. Склад в AuniCRM учитывает остатки по складам и точкам, минимальный запас и перемещения между ними. Приход, расход и перемещения могут оформлять и мастера, а списание и инвентаризацию делает администратор. В журнале движений виден автор каждой операции.

Практическая схема для небольшого салона:

1. Заведите отдельные склады: основной, зал и, при необходимости, витрина.
2. Расходники выдавайте мастеру расходной операцией: вы видите, кто и что берёт.
3. Для ходовых позиций задайте минимальный запас и проверяйте список раз в неделю.
4. Раз в месяц делайте инвентаризацию по десятку ключевых позиций.

Продажи косметики оформляются розничной продажей и попадают в отчёт. В комментарии к продаже можно указать, какому мастеру положен бонус: расчёта процентов система не делает, но заметка помогает посчитать в таблице.

Какие цифры считать салону

В отчёте AuniCRM видны продажи товаров, их себестоимость и расходы. Деньги за услуги в него пока не входят: выручку от услуг ведите по кассе. А число выполненных записей за 30 дней показано на вкладке «Обзор».

Три показателя, которые стоит считать каждый месяц, даже вручную:

Показатель	Как считать	Зачем
Загрузка мастера	Занятые часы ÷ рабочие часы	Видно, кто простаивает
Средний чек	Выручка от услуг ÷ число выполненных записей	Видно, растёт ли ценность визита
Доля повторных клиенток	Клиентки с двумя и более записями ÷ все клиентки	Видно, возвращаются ли люди

Подробные формулы и примеры — в статье «Показатели салона красоты».

Пример: что экономит запись по ссылке

Пример с условными цифрами. Администратор тратит на запись по телефону и в мессенджерах два часа в день. Если половина записей перейдёт на ссылку, освободится около часа ежедневно. За месяц это 25–30 часов, которые можно потратить на клиентов в зале, подтверждение записей и работу с базой. Подставьте свои цифры: смотрите, сколько времени уходит на запись у вас.

Ошибки, которые встречаются чаще всего

• Услуги без длительности. Окно в расписании не совпадает с реальной процедурой, и накладки возникают каждый день.
• Один график на всех. У мастеров разные смены и выходные. В расписании по мастеру это видно сразу.
• Материалы списываются «на глаз». В конце месяца остаётся только общий расход, и непонятно, какие услуги его создают.
• История у мастера, а не в базе. Когда мастер уходит, клиентки уходят вместе с ним.
• Ссылка не опубликована. Запись настроена, но ссылки нет ни в Instagram, ни в 2GIS.

Чего в AuniCRM для салона пока нет

Мы говорим об этом заранее. Автоматических напоминаний о визите нет: сообщения отправляют вручную. Расчёта зарплаты по проценту нет: выплаты вносят как расход. Программы лояльности, абонементов и сертификатов нет. Журнал не умеет фильтровать записи по мастеру и выгружаться в CSV. Переноса записи на другое время нет: запись отменяют и создают заново. Если что-то из этого критично, решите до оплаты: напишите нам в WhatsApp, и мы честно скажем, что известно о планах.

Для каких салонов подходит

Для салона красоты с широким набором услуг, для парикмахерской, студии маникюра, бровиста и косметолога. Для узких направлений есть отдельные страницы: парикмахерская, барбершоп, маникюр, брови и ресницы, косметолог, массаж. Обзор бьюти-бизнеса целиком — на странице «CRM для бьюти-бизнеса».