Учёт для пекарни и кондитерской: сырьё, техкарты, выпуск, опт

Где пекарня теряет деньги

Пекарня зарабатывает на объёме и маржинальности. Мука, масло, дрожжи, начинки и упаковка дорожают не одновременно и не одинаково, а цена изделия на витрине остаётся прежней. Через месяц оборот растёт, а прибыль нет, и непонятно почему. Вторая потеря: сырьё заканчивается посреди смены, партию приходится сворачивать. Третья: оптовые заказы кафе и магазинов ведутся в переписке, и никто не знает, сколько на самом деле отгружено и по какой цене.

Все три потери решаются учётом: склад сырья, техкарты, выпуск партий и накладные. AuniCRM собирает их в одну систему и показывает прибыль по товарам и периодам.

Склад сырья и упаковки

Сырьё, упаковка и готовая продукция лежат на отдельных складах: сырья, цеха, готовой продукции, витрины. По каждому ведётся остаток, минимальный запас и перемещения. Утром сырьё перемещается со склада в цех, готовая продукция попадает на склад или витрину.

Минимальный запас задайте для ходовых позиций: мука, сахар, масло, дрожжи, упаковка. Практическое правило: запас должен покрывать расход за срок поставки плюс небольшой резерв. Пример условный: поставщик муки привозит за два дня, в день уходит 40 кг, значит, граница не меньше 100 кг. Подставьте свои цифры.

Товары загружаются из CSV, а экспорт идёт в CSV, XML и TXT. Сроки годности в системе не ведутся, поэтому свежесть сырья и продукции вы контролируете сами.

Техкарты: рецептура в системе, а не в голове

Техкарта описывает, из чего и в каком количестве делается изделие. Когда вы фиксируете выпуск партии, система списывает сырьё по техкарте и приходует готовую продукцию. Это снимает две проблемы: технолог не держит рецептуры в памяти, а склад не расходится с реальностью.

Пример (цифры условные). Лепёшки, партия на 20 штук: мука 2 кг, вода 1,2 л, дрожжи 20 г, соль 30 г, масло 100 г. Закупочные цены берутся из прихода, поэтому себестоимость партии зависит от того, по какой цене закуплена мука. В следующий раз, когда цена на муку изменится, вы увидите, насколько изменилась стоимость партии.

Себестоимость и цена

Себестоимость партии считается по закупочным ценам сырья. Это позволяет ответить на вопрос «сколько стоит одна лепёшка» не по прайсу, а по факту. В себестоимость партии входит только сырьё и упаковка, зарплата, аренда и электроэнергия учитываются отдельно в расходах. Поэтому для цены нужно смотреть на валовую прибыль и на чистую после расходов.

Если по расчёту видно, что маржа падает, у вас три рычага: пересмотреть цену, договориться с поставщиком или изменить рецептуру. Решение принимается по цифре, а не по ощущению. Подробно о себестоимости — в статье «Себестоимость продукции» и в материале «Учёт в пекарне».

Опт: накладные для кафе и магазинов

Кафе, магазины и столовые получают продукцию по оптовым ценам. Оптовая накладная содержит несколько позиций, оптовые цены, покупателя и номер, выводится на печать. Остатки на складе при оформлении уменьшаются, а выручка и себестоимость попадают в отчёт. История закупок покупателя собирается в его карточке: вы видите, что и когда он брал.

Ограничение, о котором стоит знать: оплат по накладным в системе нет. Сумма накладной видна, но расчёты с покупателями (кто и сколько заплатил) вы ведёте отдельно. Для небольшого опта этого достаточно, для крупного с отсрочками понадобится отдельная таблица расчётов. Подробнее — на странице «Продажи и накладные».

Отчёты: что приносит деньги

Отчёт о прибыли показывает выручку, себестоимость, валовую и чистую прибыль по дням, месяцам, точкам, товарам и покупателям. Для пекарни это основной инструмент: видно, какие изделия приносят деньги, какие продаются без маржи, какой покупатель берёт больше всех. Расходы вносятся по статьям: аренда, электричество, газ, зарплата, транспорт. Чистая прибыль учитывает их.

Выгрузка в CSV нужна для бухгалтера и для вашего архива. Отчёт управленческий: налоговую и бухгалтерскую отчётность AuniCRM не формирует. Подробности — на странице «Отчёты о прибыли».

Ошибки, которые встречаются в пекарнях

• Рецептура без техкарты. Каждый технолог делает по-своему, и себестоимость плавает.
• Выпуск фиксируется раз в неделю. Остатки в системе расходятся с цехом.
• Один склад на всё. Нельзя понять, что в цеху, а что на витрине.
• Опт без накладных. Нельзя ответить, кто и сколько брал.
• Цена не пересматривается. Сырьё дорожает, прайс остаётся.

Чего в AuniCRM для пекарни нет

Нет фискальных чеков (ККМ) и электронных счетов-фактур. Нет планирования производства и закупок. Нет сроков годности и учёта оплат по накладным. Кассовая торговля с фискализацией решается отдельно. Запись клиентов в системе есть, но пекарне она обычно не нужна: тогда в тарифе считаются пользователи кабинета.