Пекарне для учёта нужны четыре вещи: склад сырья, техкарты, выпуск партий и учёт продаж, розничных и оптовых. Из них складывается себестоимость каждой партии и прибыль за период. Ниже — как организовать учёт, как выглядит техкарта и расчёт себестоимости партии в сомах, как учесть брак и опт и с чего начать внедрение.
Чем учёт в пекарне отличается от обычного склада
Пекарня работает с сырьём, которое превращается в готовую продукцию. Мука, масло, сахар, дрожжи, молоко и яйца поступают в одном виде, а уходят в другом: булочки, хлеб, торты. Поэтому нужен не только склад, но и связь между сырьём и изделием, то есть рецептура. Кроме того, продукция скоропортящаяся, партии небольшие, а цены на сырьё меняются часто.
В результате владелец хочет знать три вещи: сколько стоит одна партия, сколько сырья ушло и сколько заработано на каждом изделии.
Склад сырья
Все ингредиенты и упаковка заводятся на склад с единицами измерения, остатком и минимальным запасом. Достаточно учитывать то, что действительно влияет на себестоимость и закупку: основное сырьё, упаковку, дорогие добавки. Мелочи вроде соли можно не учитывать отдельно.
Минимальный запас считается так: средний расход за день, умноженный на срок поставки, плюс небольшой запас. Как это считать, описано в статье «Как вести складской учёт». Для скоропортящегося сырья держите запас меньше и заказывайте чаще.
Техкарта: рецептура на партию
Техкарта — это список сырья с нормами на фиксированную партию изделий. Удобно заводить её на сто штук: так видно полную сумму и легко пересчитывать на другое количество.
Пример техкарты на 100 булочек (названия и цены условные):
| Сырьё | Количество | Цена | Стоимость |
|---|---|---|---|
| Мука | 6 кг | 45 сом/кг | 270 сом |
| Масло | 1 кг | 650 сом/кг | 650 сом |
| Сахар | 0,8 кг | 70 сом/кг | 56 сом |
| Дрожжи | 0,1 кг | 400 сом/кг | 40 сом |
| Молоко | 2 л | 60 сом/л | 120 сом |
| Яйца | 10 шт. | 12 сом/шт. | 120 сом |
| Упаковка | 100 шт. | 2 сом/шт. | 200 сом |
| Итого | 1 456 сом |
Выпуск партии и брак
Выпуск партии — это запись о том, сколько изделий вы произвели. В AuniCRM выпуск проводится на полное количество по рецептуре: сырьё списывается целиком, а брак, который обнаружился позже, администратор списывает отдельно, и стоимость списания видна в отчёте. Брак, остатки и усушка влияют на реальную себестоимость. Если из 100 булочек годных оказалось 97, себестоимость годной булочки выше расчётной, и эту разницу вы считаете вручную.
Пример. Сырьё и упаковка партии — 1 456 сом. Выпущено 100, годных 97.
- Себестоимость при расчёте на 100 штук: 1 456 ÷ 100 = 14,56 сом.
- Себестоимость годной булочки: 1 456 ÷ 97 ≈ 15,01 сом.
Разница в 0,45 сом на булочку кажется малой, но на 3 000 булочек в месяц это около 1 350 сом. Именно такие мелочи и съедают маржу.
Опт и розница
Кафе и магазины покупают на оптовых условиях: несколько позиций в одном заказе, оптовые цены и накладная. Розница идёт в той же системе. Оптовая накладная фиксирует состав и сумму заказа и печатается для отгрузки. Покупатели хранятся в базе клиентов с контактами, поэтому повторный заказ оформляется без поиска по переписке.
Цена опта должна быть выше себестоимости с запасом на расходы и прибыль. Расчёт цены с учётом затрат описан в статье «Как установить цены на услуги салона», и логика для продукции та же.
Расходы и прибыль
Кроме сырья в пекарне есть аренда, электроэнергия, зарплата пекарей, упаковка и доставка. Их ведут по статьям, чтобы видеть, что съедает прибыль. Отчёт показывает выручку, себестоимость, валовую и чистую прибыль за период. Как вести доходы и расходы без сложностей, описано в статье «Учёт доходов и расходов».
Срок годности и порядок расхода
Сырьё и готовая продукция в пекарне портятся. Сроков годности и учёта партий сырья в AuniCRM нет, поэтому контролируйте их отдельно. Договоритесь о правиле «первым пришёл — первым ушёл»: старые партии расходуются первыми. Записывайте дату поступления сырья на упаковке и храните новые поставки позади старых. Остатки с истекающим сроком используйте в первую очередь, а просрочку списывайте и записывайте как потери, чтобы видеть, сколько денег уходит впустую.
Как планировать выпуск на завтра
Самая дорогая ошибка пекарни — выпечь больше, чем продаётся, или меньше, чем нужно. Простой метод планирования: возьмите продажи за последние четыре одинаковых дня недели, посчитайте среднее и добавьте небольшой запас на неожиданный спрос. Так вы учитываете, что в пятницу хлеба берут больше, чем во вторник. Остатки конца дня записывайте, и через две-три недели вы поймёте, где завышаете выпуск.
Пример: прибыль пекарни за неделю
Цифры условные. Допущения: за неделю выручка от розницы — 60 000 сом, от опта кафе — 90 000 сом, сырьё и упаковка — 55 000 сом, зарплата пекарей — 35 000 сом, аренда и коммунальные платежи за неделю — 12 000 сом, списано просрочки на 3 000 сом.
- Выручка: 60 000 + 90 000 = 150 000 сом.
- Валовая прибыль: 150 000 − 55 000 = 95 000 сом.
- Прочие расходы: 35 000 + 12 000 + 3 000 = 50 000 сом.
- Чистая прибыль за неделю: 95 000 − 50 000 = 45 000 сом.
Теперь видно, что на потери просрочки уходит 3 000 сом в неделю, то есть 12 000 сом в месяц: достаточно сократить выпуск самых «заваливающихся» изделий, чтобы вернуть эти деньги.
Чего нет в программе
В AuniCRM нет фискальных чеков (ККМ) и планирования производства по заказам. Если вам нужна касса с фискализацией, решайте это отдельно. Учёт сырья, техкарты, выпуск партий, продажи, расходы и отчёты в программе есть. Подробности — на странице «Учёт для пекарни и кондитерской».
Как связать учёт с ценой
Учёт нужен не сам по себе, а чтобы принимать решения о ценах и ассортименте. Цена изделия — это его себестоимость плюс наценка на расходы и прибыль. Когда мука дорожает, себестоимость растёт, и цену нужно пересмотреть, иначе маржа тает. Раз в месяц сравнивайте себестоимость и цену по каждому изделию и убирайте из ассортимента те, что работают почти в ноль или в минус. Расчёт себестоимости описан в статье «Себестоимость продукции».
Как внедрить учёт в пекарне
- Составьте список сырья и упаковки с единицами, остатками и закупочными ценами.
- Заведите техкарты для самых продаваемых изделий, начав с трёх-пяти.
- Внесите остатки и минимальный запас.
- Несколько дней записывайте выпуск и сверяйте расход сырья с техкартой.
- Заведите оптовых покупателей и их цены.
- Через месяц посмотрите отчёт и найдите изделие с самой низкой маржой.