Учёт доходов и расходов в малом бизнесе держится на трёх привычках: деньги бизнеса отдельно от личных, каждый платёж записывается в тот же день, а раз в неделю идёт сверка с кассой и картой. Из этих записей раз в месяц складывается отчёт о прибыли. Ниже — простая система из четырёх шагов, список категорий, пример месячного отчёта в сомах и ошибки, которые искажают картину.
Зачем нужен учёт
Деньги на карте и прибыль — разные вещи. Карта показывает остаток, а прибыль отвечает на вопрос, сколько заработал бизнес за месяц после всех затрат. Без учёта владелец путает выручку с прибылью, не замечает растущие расходы и не может решить, можно ли нанять человека или купить оборудование.
Учёт нужен не бухгалтеру, а вам: чтобы принимать решения по фактам. Он занимает несколько минут в день и экономит месяцы ошибок.
Четыре правила простого учёта
- Деньги бизнеса отдельно от личных. Заведите отдельную карту или счёт для бизнеса и не оплачивайте личное с неё. Если нужно взять деньги себе, оформляйте это как выплату владельцу.
- Каждый платёж записывается в тот же день. Дата, сумма, статья, способ оплаты, комментарий. Если платёж не записан, его не было.
- Раз в неделю идёт сверка. Сумма записей должна совпасть с тем, что пришло и ушло по кассе и карте.
- Раз в месяц составляется отчёт. Выручка, себестоимость, расходы, прибыль.
Категории: что и куда записывать
Короткий список лучше длинного. Достаточно шести-восьми статей:
| Тип | Статьи |
|---|---|
| Доходы | Услуги, продажи товаров, прочие поступления |
| Постоянные расходы | Аренда, коммунальные платежи, зарплата администратора |
| Переменные расходы | Материалы и закупки, зарплаты мастеров, реклама |
| Прочее | Обслуживание, непредвиденные траты |
Постоянные расходы не зависят от числа клиентов, переменные растут вместе с выручкой. Эта разница важна: она показывает, сколько нужно заработать, чтобы выйти в ноль.
Что записывать в каждом платеже
Достаточно пяти полей:
- дата;
- сумма;
- статья (из вашего короткого списка);
- способ оплаты: наличные, карта, перевод;
- комментарий: за что именно.
Наличные и безналичные платежи записывайте одинаково. Самая частая потеря данных — наличные, которые «не успели записать». Заведите правило: наличные, пришедшие в кассу, записываются до конца смены.
Месячный отчёт на примере
Цифры условные. Допущения: за месяц получено 400 000 сом за услуги и 40 000 сом за продажу товаров. Материалы и закупки — 80 000 сом, зарплаты мастеров — 160 000, аренда — 60 000, коммунальные платежи — 15 000, реклама — 20 000, обслуживание и прочее — 10 000.
- Выручка: 400 000 + 40 000 = 440 000 сом.
- Себестоимость (материалы и закупки): 80 000 сом.
- Валовая прибыль: 440 000 − 80 000 = 360 000 сом.
- Прочие расходы: 160 000 + 60 000 + 15 000 + 20 000 + 10 000 = 265 000 сом.
- Чистая прибыль: 360 000 − 265 000 = 95 000 сом.
Чистая прибыль составляет 95 000 сом из 440 000 сом выручки, то есть около 22 %. Теперь видно, где можно сэкономить: самая большая статья после зарплат — аренда, и если выручка вырастет, доля аренды уменьшится.
Еженедельная сверка за пятнадцать минут
Раз в неделю, в одно и то же время:
- Сложите записанные поступления и сверьте с остатком в кассе и на карте.
- Проверьте, нет ли платежей, не внесённых в учёт.
- Посмотрите три крупнейшие статьи расходов за неделю и сравните с прошлой.
- Отметьте дебиторку: кто должен вам, и дату, когда нужно напомнить.
Сверка выявляет ошибки, пока они свежи. Через месяц разобраться, откуда взялась разница, почти невозможно.
Наличные, карта и переводы
Наличные теряются чаще всего, потому что их легко потратить, не записав. Договоритесь о правиле: все наличные из кассы вносятся в учёт в тот же день, а выдача наличных на нужды бизнеса оформляется записью с причиной. Раз в день перед закрытием сверяйте остаток в кассе с записями. Для карты и переводов достаточно выписки: раз в неделю сопоставьте её с учётом. Любое расхождение разберите сразу, пока оно небольшое.
Резерв и сезонность
У большинства сервисов выручка колеблется по месяцам: праздники, сезон отпусков, начало учебного года. Постоянные расходы при этом остаются прежними. Поэтому откладывайте часть прибыли в резерв, который покрывает один-два месяца постоянных расходов. Простой способ: в хорошие месяцы переводите заранее оговорённую долю на отдельный счёт и не трогайте её без причины.
Долги клиентов и поставщикам
Если вы работаете с отсрочкой, записывайте не только платёж, но и срок. Список должников и ваших долгов поставщикам должен лежать в одном месте с датами оплаты. Раз в неделю просматривайте его и напоминайте тем, чей срок подходит. Долг, о котором забыли, превращается в потерю, а забытый долг поставщику — в испорченные отношения.
Типичные ошибки
- Личные траты в бизнесе. Они искажают расходы и прибыль.
- Учёт «потом». Через неделю половина платежей забыта.
- Слишком много категорий. Двадцать статей никто не ведёт аккуратно.
- Выручка вместо прибыли. Рост выручки радует, пока не видно, что расходы выросли быстрее.
- Нет сверки. Ошибки копятся и становятся большими.
Сколько времени это занимает
Простой учёт отнимает около десяти минут в день и час в неделю на сверку. Эти минуты окупаются: вы видите, куда уходят деньги, и принимаете решения по цифрам, а не по ощущениям. Если вы не успеваете, делегируйте внесение платежей администратору, а себе оставьте еженедельную сверку и месячный отчёт: контроль нельзя передать.
Как понять, что учёт работает
Хороший учёт проверяется четырьмя вопросами. Сходится ли касса с записями на конец дня? Совпадает ли месячный отчёт с банковскими выписками? Можете ли вы назвать три крупнейшие статьи расходов? Знаете ли вы, сколько заработал бизнес в прошлом месяце, не открывая файлов? Если на все четыре ответ «да», система работает.
Как вести учёт в AuniCRM
В AuniCRM расходы ведутся по статьям и точкам, продажи товаров формируют выручку, а склад даёт себестоимость. Отчёт за выбранный период показывает выручку с продаж, себестоимость, валовую и чистую прибыль с учётом расходов, а выгрузка в CSV нужна бухгалтеру. Деньги за услуги по записям в отчёт пока не входят: если вы оказываете услуги, учитывайте их отдельно, а число выполненных записей смотрите на вкладке «Обзор». Подробный разбор показателей салона — в статье «10 показателей салона», а учёта салона целиком — в статье «Как вести учёт в салоне». Основы склада — в статье «Как вести складской учёт». Состав функций и тарифы — на страницах «Возможности» и «Цены».
С чего начать
- Откройте отдельный счёт или карту для бизнеса.
- Выберите шесть-восемь категорий и запишите их.
- Внесите платежи за последние две недели, чтобы начать с чистого листа.
- Назначьте время для еженедельной сверки.
- Через месяц составьте первый отчёт и сравните его с ожиданиями.