CRM для детского развивающего центра: группы, оплаты и родители

Как работает детский центр и что нужно администратору

Детский развивающий центр — это группы по возрасту и направлениям, преподаватели, расписание и родители, которые платят за месяц. Администратор в центре — главный человек: он принимает оплату, отвечает на звонки, ведёт списки групп, договаривается о скидках и следит, чтобы никто не остался без места. Когда всё это живёт в тетради и в голове, достаточно одного больничного администратора, чтобы центр потерял порядок.

AuniEdu создана для таких случаев. Она хранит детей, группы, оплаты и скидки в одной системе и сохраняет историю: кто, когда и что менял.

Дети и группы

Карточка ребёнка содержит курс, группу, кабинет, оплаты и, при необходимости, выданные материалы. Перевод между группами и филиалами делается в два клика, с сохранением истории. Это важно в детском центре: дети растут, группы перераспределяются, родители просят сменить время.

Практические правила учёта:

• заведите группы так, как вы их называете: по возрасту, направлению, уровню;
• привяжите к каждой группе кабинет и состав;
• храните контакты родителя в карточке ребёнка: так вы всегда знаете, кому звонить;
• договоритесь, кто и в каком случае переводит детей между группами.

Оплаты родителей и касса

Родитель платит за месяц, за курс или частями. Оплата принимается в карточке ребёнка, печатается чек (в том числе на термопринтер), возвраты оформляются отдельной операцией. Кассир закрывает смену, и система сводит оплаты и возвраты за день. Руководитель открывает итоги по филиалам и не звонит администраторам.

Чтобы родители не забывали платить, используйте единый порядок: срок оплаты, способ, ответственный. Система хранит оплаты, а общение с родителями остаётся за администратором.

Скидки с подтверждением

Скидки в детских центрах распространены: второй ребёнок, многодетные семьи, акции, сезонные предложения. В AuniEdu скидку нельзя «дать на словах». Менеджер запрашивает её с указанием причины, руководитель подтверждает или отклоняет, а решение остаётся в журнале с автором. В конце месяца видно, сколько скидок выдано и кем.

Материалы и склад

Если центр выдаёт детям учебные пособия, тетради или наборы материалов, их можно вести на складе: остатки по категориям и филиалам, выдача, возврат, перемещение между складами. Видно, кто что получил. Это снимает вопрос «куда делись пособия» в конце учебного года.

Роли, журнал действий и безопасность

Данные детей и деньги родителей требуют аккуратности. Роли разделяют права: кассир принимает оплаты, менеджер ведёт детей и группы, администратор филиала управляет своим филиалом, руководитель видит всё. Новые сотрудники проходят подтверждение, сессии можно закрыть удалённо. Журнал действий показывает, кто и что менял.

Центр получает собственный адрес вида центр.crm.edu.kg и отдельную базу данных. Соединение идёт по HTTPS, вход защищён от перебора паролей. Подробнее — на странице «Безопасность» и в описании AuniEdu.

Отчёты и выгрузки

Оплаты и списки детей выводятся с фильтрами по филиалу, курсу, группе и периоду. Любая выборка выгружается в таблицу для бухгалтерии. Дополнительные отчёты под вашу схему обсуждаем при внедрении.

Как проходит внедрение

Сначала мы разбираем, как центр работает сейчас: филиалы, группы, кто принимает оплаты, как ведётся склад материалов. Затем настраиваем систему, переносим данные из ваших таблиц и обучаем администраторов и руководителя. После запуска остаёмся на связи.

Что уточнить до запуска

Если вам нужны функции вне описанного набора, например расписание занятий, посещаемость или уведомления родителям, напишите заранее. AuniEdu дорабатывается под процессы центра, но объём и срок мы называем по вашему списку и не обещаем наперёд.