CRM для стоматологии: запись пациентов, врачи и материалы

Как устроена запись в стоматологии

Стоматологический приём — плотное расписание с разными по длительности процедурами. Консультация занимает полчаса, гигиена — час, лечение — от часа до двух, а протезирование растягивается на несколько визитов. Если запись ведётся по телефону, регистратура постоянно решает, кто из врачей свободен и хватит ли времени, и это главный источник ошибок.

В AuniCRM у каждого врача свой график по дням недели и свой набор услуг. Пациент выбирает услугу, видит врачей, которые её выполняют, и свободное время выбранного врача. Услуга должна целиком поместиться в рабочее окно, поэтому система не предложит двухчасовое лечение за сорок минут до конца смены.

Длительности услуг стоит заводить аккуратно, по фактическому времени кресла вместе с подготовкой и уборкой. Три типа записи, которые полезно разделить с самого начала:

Тип приёма	Что учесть при длительности	Что показать пациенту
Первичная консультация	Осмотр, разговор, план лечения	Цена «от», подсказка, что взять с собой
Лечение и гигиена	Подготовка, процедура, уборка	Длительность и цена-диапазон
Повторный приём в рамках курса	Короткий контрольный визит	Отдельная услуга, чтобы не занимать длинное окно

Цена «от–до» и честные ожидания пациента

В стоматологии итоговая цена редко известна до осмотра. Для услуги можно указать диапазон «от–до», чтобы пациент понимал порядок цены и не удивлялся в день приёма. Для консультации ставьте фиксированную цену, для лечения — диапазон. Это не снижает числа записей, но снижает число конфликтов в регистратуре.

Что делает регистратура в течение дня

Работа администратора со стоматологией выглядит так. Утром он открывает вкладку «Предстоящие» и видит записи на сегодня и завтра по времени. Новые записи со страницы подтверждает или отменяет с причиной. Накануне пишет пациентам: автоматических напоминаний нет, но контакты и WhatsApp лежат в карточке. Если пациент не пришёл, запись отменяют с нейтральной формулировкой (причину увидит сам пациент), а пометку «не пришёл» оставляют в заметке карточки.

Неявки — главная статья потерь любой клиники: пустое кресло оплачивается так же, как занятое. Порядок работы с неявками разобран в статье «Неявки пациентов», а организация записи — в материале «Запись в стоматологию».

База пациентов и история записей

Карточка пациента содержит телефон, WhatsApp, Telegram, Instagram и историю записей: даты, услуги, врача. Этого достаточно, чтобы администратор понимал, кто пришёл впервые, а кто ходит регулярно, и чтобы врач перед приёмом видел, что и когда делали по записям.

Важно понимать границу. В AuniCRM нет медицинской карты, зубной формулы и клинических форм, и программа не заменяет клиническую документацию. Для записи и учёта она подходит, а для ведения диагнозов, планов лечения и снимков — нет. Если клиника ведёт их в отдельной системе или на бумаге, AuniCRM работает рядом: расписание, пациенты, склад. Подробнее о том, как разделить функции, — на странице «CRM для врачей и клиник».

Персональные данные пациентов требуют осторожности. Давайте доступ по ролям: врач видит своих пациентов, администратор — всех, а кто и что может делать, проверяет сервер. О защите данных читайте на странице «Безопасность».

Материалы и склад

Анестетики, пломбировочные материалы, одноразовые изделия и расходники лежат на складе с остатками и минимальным запасом. Для ходовых позиций задайте границу: когда запас падает ниже, закупку делают заранее, а не после того, как приём пришлось перенести.

Если клиника работает в нескольких кабинетах, склады можно разделить: основной склад, склад кабинета, лаборатория. Перемещения между ними оформляются отдельной операцией и видны в журнале движений. Товары загружаются из CSV, а экспорт работает в CSV, XML и TXT. Сроки годности препаратов в системе не ведутся: контроль сроков остаётся за клиникой.

Для продажи гигиенических средств пациентам есть розничные продажи, а в отчёте о прибыли виден вклад товаров и расходов. Деньги за лечение в этот отчёт пока не входят: ведите их по кассе.

Роли и доступ

Две роли: администратор ведёт запись и видит журнал, склад и настройки, специалист работает со своими записями и пациентами. Администратор может сменить врача у активной записи. Врач не увидит чужие данные: права проверяет сервер, а не только интерфейс.

Ошибки, которые встречаются в клиниках

• Запись в тетради и в телефоне одновременно. Два источника расходятся, и пациент оказывается записанным дважды или не записанным вовсе.
• Одна длительность на все услуги. Короткий контроль занимает длинное окно, а сложное лечение не помещается.
• Материалы без учёта. Приём переносится из-за отсутствия материала, хотя его можно было заказать за неделю.
• Одна регистратура на всё. Звонки отвлекают от пациентов, которые уже пришли. Онлайн-запись снимает часть рутины.
• Нет правила отмены. Пациент не знает, как предупредить, и просто не приходит.

Чего в AuniCRM для стоматологии нет

Мы говорим прямо. Нет медицинской карты, зубной формулы и клинических документов. Нет автоматических напоминаний пациентам. Нет онлайн-оплаты и предоплаты за приём. Кабинеты и кресла как ресурсы не ведутся. Переноса записи на другое время нет: запись отменяют и создают заново, а администратор может сменить врача. Журнал не фильтруется по врачу и не выгружается в CSV. Если это критично, договоритесь заранее: напишите в WhatsApp.

Сравнение: тетрадь, Excel, МИС и AuniCRM

	Тетрадь или Excel	AuniCRM	Медицинская информационная система
Онлайн-запись по ссылке	нет	да	зависит от системы
Занятое время недоступно	нет	да	зависит от системы
Склад материалов	вручную	да	зависит от системы
Медкарта и зубная формула	нет	нет	да
Цена	бесплатно	от 490 сом в месяц	зависит от системы

Выбирайте по задаче. Если нужно вести клиническую документацию, нужна МИС. Если главная боль в записи, неявках и материалах, достаточно AuniCRM, а клиническую документацию можно оставить прежней.