Накладки в записи стоматологии возникают из-за трёх причин: неверная длительность приёма, общие кресла и ручной журнал. Решение — записывать пациента в одну систему с указанием врача, услуги и точного времени, а не «на вечер». Ниже — как построить расписание, какие приёмы нужно различать, как подтверждать записи и вести материалы, чтобы приём шёл ровно.
Почему накладки возникают чаще, чем кажется
Стоматологический приём — не однотипная услуга. Осмотр, чистка, лечение, консультация и повторный приём занимают разное время, а часть приёмов зависит от результата предыдущего. Администратор в регистратуре держит в голове расписание нескольких врачей, при этом отвечает на звонки и встречает пациентов. Если запись ведётся в тетради, ошибка при переносе времени приводит к тому, что два пациента ждут у одного кресла.
Вторая причина — общие ресурсы. Если в клинике три врача и два кресла, расписание врачей нужно сверять с загрузкой кабинетов. Третья — подготовка кабинета между пациентами: если её не заложить в длительность, приёмы идут встык, и очередь растёт.
Типы приёмов и длительность
Различайте приёмы по типам и закладывайте для каждого свою длительность. Пример условной разбивки, подставьте свои значения:
| Тип приёма | Время врача | Подготовка кабинета | Время в записи |
|---|---|---|---|
| Первичный осмотр и консультация | 30 минут | 10 минут | 40 минут |
| Профессиональная чистка | 50 минут | 10 минут | 60 минут |
| Лечение (стандартный приём) | 60 минут | 15 минут | 75 минут |
| Повторный приём | 30 минут | 10 минут | 40 минут |
Длительность в записи включает подготовку кабинета. Пациент видит, что на приём нужно около часа, а врач успевает подготовиться. Эта таблица — пример организации, а не медицинская рекомендация: реальные сроки определяет врач.
Расписание врачей
У каждого врача свой график по дням недели с рабочими часами и перерывами, и пациент при записи видит только открытое время. Если врач работает в определённые дни, закройте остальные. Если приёмы идут в разных кабинетах, сообщайте пациенту, где проходит приём, когда подтверждаете запись по контактам из карточки.
Кабинеты и кресла как отдельные ресурсы AuniCRM не ведёт: система следит за занятостью врача, а не помещения. Если врачей больше, чем кресел, разведите их смены в графике, чтобы два врача не оказались в одном кабинете одновременно.
Онлайн-запись для стоматологии
Онлайн-запись по ссылке подходит для первичного осмотра и профилактических услуг: пациент выбирает услугу, врача и время, оставляет контакты, и запись приходит в журнал. Для сложных случаев, например при острой боли или нестандартных вопросах, оставьте телефон: регистратор уточнит детали и подберёт подходящий приём.
Ссылку поставьте на сайт клиники, в карточку 2GIS и в шапку Instagram. Как настроить запись, описано в инструкции, а как она работает — в статье «Как работает онлайн-запись».
Подтверждение и неявки
Неявка для стоматологии — это пустое кресло и врач без пациента. Снизить её помогают простые меры:
- По умолчанию запись приходит со статусом «ожидает»: администратор подтверждает её или отменяет.
- Накануне приёма регистратура пишет или звонит пациентам, чьи записи ещё не подтверждены.
- При отмене указывается причина: через месяц видно, что повторяется.
- Правило отмены сообщается заранее: «Если планы изменились, предупредите за сутки».
Подробные приёмы и расчёт потерь — в статье «Клиенты не приходят на запись». Автоматических напоминаний в AuniCRM пока нет, поэтому сообщения отправляются вручную.
Материалы и склад
Материалы для лечения, расходники и одноразовые изделия лежат на складе с остатком и минимальным запасом. Когда остаток ниже нормы, система показывает это, и закупка делается до того, как материал понадобится. Если в клинике несколько кабинетов, перемещения между ними тоже учитываются.
Первичные и повторные приёмы
Первичный приём почти всегда длиннее повторного: врач знакомится с пациентом, осматривает, обсуждает план. Заведите их отдельными услугами с разной длительностью и не используйте одну «универсальную» запись. Пациенту это понятно, а расписание остаётся реальным. Повторные приёмы по плану удобно записывать сразу на несколько визитов вперёд, чтобы пациент не терялся между этапами.
Дети и семьи
Родители часто записывают на приём себя и ребёнка подряд. Лучший способ — две записи в соседних окнах у одного или разных врачей. Сообщите об этом при записи и проверьте, что окна идут друг за другом. Для детей длительность приёма может быть другой, поэтому заведите отдельные услуги для детских приёмов.
Срочные пациенты
Боль не ждёт записи через неделю. Держите телефон для срочных обращений на виду и закладывайте в расписание запас: небольшой зазор после длинных приёмов и свободное время ближе к концу дня. В AuniCRM окно нельзя зарезервировать только для регистратора: свободное время либо открыто для онлайн-записи, либо закрыто перерывом в графике. Поэтому срочного пациента регистратор записывает на ближайшее открытое окно, оформив запись на странице онлайн-записи вместе с ним по телефону. Объясните регистратуре, как отличать срочный случай от обычного, и решите заранее, какие плановые приёмы можно сдвинуть.
Что остаётся за пределами программы
Зубную формулу и медицинскую карту ведут в специальной медицинской системе. AuniCRM отвечает за запись, расписание, базу пациентов с контактами и историей записей, склад материалов и отчёты. Фискальных чеков и онлайн-оплаты в программе пока нет. Это важно знать заранее: так вы не ждёте от программы того, что она не умеет.
Ежедневная проверка регистратуры
Конец рабочего дня — лучшее время для порядка. Регистратор открывает журнал и проверяет четыре вещи: закрыты ли все записи за сегодня как состоявшиеся или отменённые, подтверждены ли записи на завтра, нет ли накладок по врачам и остались ли окна для срочных пациентов. Пятнадцать минут вечером избавляют от проблем утром, когда врач уже ждёт первого пациента.
Пример расчёта: сколько стоит пустое кресло
Допущения для примера: приём в среднем приносит 2 500 сом, в месяц в клинике случается 15 неявок, которые не удаётся заменить.
- Потерянная выручка в месяц: 15 × 2 500 = 37 500 сом.
- За год: 37 500 × 12 = 450 000 сом.
Если подтверждение записи и учёт причин сократят неявки хотя бы на треть, экономия составит около 150 000 сом в год. Для сравнения: тариф «Стандарт» AuniCRM на пять специалистов стоит 1 590 сом в месяц, при оплате за год — 15 900 сом. Цифры условные, подставьте свои.
С чего начать
- Составьте список типов приёмов и замерьте их реальную длительность.
- Внесите графики врачей и услуги, настройте онлайн-запись.
- Назначьте ответственного за подтверждение записей на завтра.
- Заведите материалы с остатками. Подробности — на странице «CRM для стоматологии» и в статье «Зачем клинике CRM».