Программа учёта для небольшого производства и цеха

Что нужно малому производству от учёта

Малое производство — это цех, в котором несколько человек делают продукцию партиями: полуфабрикаты, напитки, косметику, мыло, свечи, упакованные продукты. Вся его экономика держится на трёх числах: сколько стоит сырьё, сколько выпущено и по какой цене продано. Если эти числа лежат в разных тетрадях и файлах, невозможно ответить на простой вопрос: сколько мы заработали на этой партии.

Учёт для малого производства должен быть не сложным, а точным: склад сырья, склад продукции, техкарты, выпуск, накладные и отчёт. Именно это собрано в AuniCRM.

Склады и остатки

Сырьё, упаковка и готовая продукция учитываются отдельными позициями на разных складах. Остатки видны по каждому месту: склад сырья, цех, склад готовой продукции, точка продаж. Перемещения оформляются отдельной операцией, а в журнале движений указан автор.

Минимальный запас нужен для сырья и упаковки, без которых цех остановится. Практическое правило: запас равен расходу за срок поставки плюс резерв. Раз в месяц сверяйте остатки по ключевым позициям и фиксируйте расхождения как списание. Списание и инвентаризацию выполняет администратор, а приход, расход и перемещения могут оформлять и сотрудники.

Техкарты и выпуск партий

Техкарта — рецептура изделия: сырьё и количество на единицу или партию. Когда вы фиксируете выпуск, система списывает сырьё и приходует продукцию. Вам остаётся ввести факт: что и сколько выпущено.

Такой подход даёт несколько вещей:

• рецептура существует как документ, а не в памяти технолога;
• расход сырья совпадает с выпуском, и расхождения видны сразу;
• себестоимость партии известна в день выпуска;
• изменение цены сырья отражается в следующих партиях.

Пример (цифры условные). Жидкое мыло, партия 50 л: основа 40 л, ароматизатор 0,5 л, загуститель 0,4 кг, упаковка 100 шт. Если основа подорожала, следующая партия покажет новую себестоимость. Предыдущие партии сохранят свою.

Себестоимость и цена

Себестоимость партии считается по закупочным ценам сырья. Зарплата, аренда и электричество в неё не входят: они учитываются отдельно в расходах. В итоге вы видите два числа: валовую прибыль по изделию (цена минус себестоимость сырья) и чистую прибыль по бизнесу (валовая минус расходы).

Если прибыль по изделию низкая, есть три решения: поднять цену, изменить рецептуру или договориться с поставщиком. Подробнее — на странице «Производство и техкарты» и в статье «Себестоимость продукции».

Продажи и опт

Продукция уходит в розницу и опт. Розничные продажи оформляются в системе, а для оптовых покупателей есть накладные на несколько позиций с оптовыми ценами, покупателем, номером и печатью. История закупок покупателя собирается в его карточке.

Оплат по накладным система не ведёт. Это значит, что вы видите, что и кому отгружено, но расчёты с покупателями (аванс, долг, отсрочка) отслеживаете отдельно. Для небольшого оборота этого достаточно, для сложных схем с отсрочками нужна дополнительная таблица. Подробности — на странице «Продажи и накладные», а практический материал по опту — в статье «Оптовые продажи».

Расходы и отчёты

Расходы вносятся по статьям и точкам: аренда, электричество, транспорт, зарплата, упаковка. Отчёт о прибыли соединяет их с выручкой и себестоимостью и показывает валовую и чистую прибыль по периодам, точкам, товарам и покупателям. Данные выгружаются в CSV. Отчёт управленческий: налоговую и бухгалтерскую отчётность AuniCRM не формирует.

Роли и права

Администратор видит всё и отвечает за склад и списания. Сотрудник цеха оформляет приход, расход и перемещения, видит товары и свой профиль. Так цена закупки и прибыль остаются у владельца. Подробнее — на странице «Роли и доступы».

Ошибки, которые встречаются в цехах

• Выпуск фиксируется задним числом. Остатки и себестоимость искажаются.
• Рецептуры у технологов. Разные люди делают по-разному, и себестоимость плавает.
• Нет минимального запаса. Цех останавливается из-за мелочи.
• Цена не пересматривается. Сырьё дорожает, прайс остаётся.
• Опт без накладных. Нельзя ответить, кто и сколько брал.

Чего в AuniCRM для производства нет

Нет планирования производства и закупок (MRP). Нет сроков годности и партий с датами. Нет учёта оплат по накладным. Нет фискальных чеков и электронных счетов-фактур. Если вам нужна полноценная система управления производством, AuniCRM для этого не предназначена. Для небольшого цеха, где важны склад, техкарты, себестоимость и накладные, её возможностей достаточно.