Складской учёт в малом бизнесе сводится к четырём действиям: завести перечень товаров, фиксировать приход, фиксировать расход и регулярно сверять остатки с реальностью. Дополнительно задают минимальный запас, чтобы знать, когда закупать. Ниже — основы: что учитывать, как называть товары и единицы измерения, как считать минимальный запас и как проводить инвентаризацию без остановки работы.
Зачем нужен складской учёт
Склад — это деньги, которые лежат на полке. Если товара слишком много, замораживаются деньги и портится то, что имеет срок годности. Если мало, вы теряете продажи и останавливаете работу. Без учёта нельзя ответить на три вопроса: сколько осталось, что пора заказывать и куда ушёл товар.
Второе назначение учёта — контроль. Когда видно, сколько пришло, сколько ушло и сколько осталось, расхождения заметны. Это защищает от ошибок и потерь, а сотрудники работают аккуратнее, когда понимают, что остатки сверяются.
Что учитывать: номенклатура
Номенклатура — это список всего, что вы покупаете, храните и продаёте. Для каждой позиции нужны название, единица измерения, текущий остаток, минимальный запас и закупочная цена.
| Позиция | Единица | Остаток | Минимальный запас | Закупочная цена |
|---|---|---|---|---|
| Краска для волос | тюбик | 12 | 6 | 450 сом |
| Окислитель | флакон | 5 | 3 | 380 сом |
| Одноразовые перчатки | упаковка | 20 | 10 | 120 сом |
| Шампунь для продажи | бутылка | 8 | 4 | 520 сом |
Названия делайте однозначными: «Краска для волос, 60 мл» лучше, чем «Краска». Единицы фиксируйте один раз и не меняйте: если часть товара считали в тюбиках, а часть в граммах, итоги не сойдутся. Цифры в таблице условные.
Четыре движения товара
- Приход. Товар поступил от поставщика: фиксируйте количество, цену и дату.
- Расход. Товар ушёл в работу или в продажу: фиксируйте количество и причину.
- Перемещение. Товар переехал между складами или точками: остаток уменьшается в одном месте и растёт в другом.
- Списание. Товар испорчен, просрочен или потерян: фиксируйте количество и причину, чтобы видеть потери.
Если какое-то движение не записывается, остаток в системе перестаёт совпадать с полкой, и учёт теряет смысл. Поэтому правило одно: любое движение фиксируется в тот же день.
Как считать минимальный запас
Формула: средний расход за день, умноженный на срок поставки в днях, плюс небольшой страховой запас на непредвиденные задержки.
Пример расчёта (цифры условные). Краска расходуется по 6 тюбиков в неделю, то есть около 0,9 тюбика в день. Поставка занимает 5 дней. Расход за срок поставки: 0,9 × 5 = 4,5, то есть 5 тюбиков. Добавим страховой запас 2 тюбика. Минимальный запас: 7 тюбиков.
Когда остаток опускается до 7, пора заказывать. Если ждать, пока краска закончится, вы остановите работу на время поставки. Пересматривайте запас раз в сезон: расход меняется.
Инвентаризация: как сверять остатки
Инвентаризация — это пересчёт товара на полке и сверка с остатками в системе. Проводите её без остановки работы:
- Раз в неделю пересчитывайте две-три быстро расходуемые позиции.
- Раз в месяц пересчитывайте весь основной склад по частям: сегодня одна полка, завтра другая.
- Расхождения записывайте и разбирайте: ошибка ввода, неучтённый расход или потеря.
- Если расхождение повторяется, ищите причину в процессе, а не в цифрах.
Первые две-три инвентаризации обычно выявляют больше всего ошибок: потом учёт выравнивается.
Excel или программа
Excel подходит, пока товаров немного, а склад ведёт один человек. Проблемы начинаются, когда файл открывают несколько сотрудников, остатки правят в разных копиях, а формулы ломаются. Программа даёт общий учёт для всех, минимальный запас и перемещения между складами и точками. Похожую логику перехода мы разбирали в статье «CRM или Excel».
Как организовать хранение
Порядок на полке — половина учёта. Расположите самые ходовые позиции ближе к рабочему месту, редкие дальше. Подпишите места хранения и придерживайтесь их: товар без «адреса» теряется. Для скоропортящихся материалов действует правило «первым пришёл — первым ушёл»: новые партии кладите позади старых, чтобы старые расходовались первыми. Брак и просрочку храните отдельно и списывайте сразу, иначе они попадут в работу или смешаются с остатками.
Расходные материалы и товары для продажи
На складе обычно лежат две разные группы. Расходные материалы уходят в работу: краска, перчатки, упаковка. Товары для продажи уходят клиентам: косметика, аксессуары. Учитывайте их раздельно, потому что считаются они по-разному: материалы входят в себестоимость услуги, а товары продаются с наценкой.
Пример расчёта наценки (цифры условные). Шампунь закуплен за 520 сом, продаётся за 780 сом. Наценка: 780 − 520 = 260 сом, то есть 50 % от закупочной цены. Если за месяц продано 20 бутылок, валовая прибыль с этого товара — 5 200 сом. Без учёта остатков и продаж этой цифры не видно.
Кто за что отвечает
Склад без ответственного превращается в общую кладовку. Назначьте одного человека, который отвечает за приход, расход и инвентаризацию, и второго, который проверяет его раз в месяц. Остальные сотрудники берут материал только по записи расхода. Так вы быстро узнаёте, где образуется недостача, а сотрудники понимают, что остатки сверяются.
Типичные ошибки
- Нет единиц измерения. В одном месте «банка», в другом «килограмм», в третьем «штука».
- Приход и расход записываются «потом». К концу месяца половина движений забыта.
- Нет минимального запаса. Заказ делается, когда уже закончилось.
- Нет инвентаризации. Расхождения копятся и однажды становятся большими.
- Один человек знает всё. Когда он уходит, учёт рассыпается.
Как вести склад в AuniCRM
В AuniCRM склад ведёт остатки по складам и точкам, минимальный запас и перемещения. Товары загружаются из CSV, а выгружаются в CSV, XML или TXT. Продажи и оптовые накладные попадают в отчёты, расходы ведутся по статьям, поэтому склад связан с прибылью. Производство с техкартами и себестоимостью партии описано в статье «Учёт в пекарне», а расчёт себестоимости — в статье «Себестоимость продукции». Все функции доступны на любом тарифе: цены и возможности.
С чего начать
- Составьте список из двадцати самых важных позиций с единицами и закупочными ценами.
- Внесите текущие остатки после пересчёта на полке.
- Задайте минимальный запас для каждой позиции.
- Договоритесь, кто и когда записывает приход и расход.
- Через месяц проведите первую инвентаризацию и разберите расхождения.