Программа для автосервиса: запись, клиенты, склад запчастей

Что нужно автосервису от программы

Автосервис продаёт время мастеров и запчасти. Время теряется, когда клиенты приезжают без записи и мастера то простаивают, то не успевают. Запчасти теряют деньги, когда их нет в нужный момент или лежат без движения. Поэтому программа для автосервиса решает две задачи: упорядочить запись по времени и учесть склад.

В AuniCRM обе задачи собраны в одной системе. Клиент записывается на услугу к мастеру, администратор видит журнал, а склад запчастей и расходников ведёт остатки и продажи. Отчёт о прибыли считает продажи запчастей, себестоимость и расходы.

Запись по времени: услуги и длительность

Главная разница между автосервисом и салоном — длительность работ. Замена масла занимает полчаса, диагностика — час, ТО — несколько часов, ремонт ходовой растягивается на день. Если все записи в расписании одной длины, мастера либо простаивают, либо накладываются.

Заведите услуги так, чтобы клиент мог выбрать и понять, сколько это займёт:

Услуга	Длительность в записи	Что учесть
Замена масла и фильтров	30–45 минут	Быстро оборачивается, много записей в день
Диагностика	45–60 минут	Цена «от», итог зависит от результата
ТО и обслуживание	2–4 часа	Не ставить в короткие окна
Шиномонтаж	45–60 минут	Сезонный пик: весна и осень
Развал-схождение	60 минут	Отдельный мастер или пост

Для работ, время которых заранее неизвестно, ставьте длительность с запасом и цену диапазоном «от–до». Клиент понимает порядок, а мастер получает окно, в которое можно уложиться.

Мастера, смены и посты

У каждого мастера свой график по дням недели. Посты и подъёмники как отдельные ресурсы в AuniCRM не ведутся: запись привязана к мастеру, а не к месту. Если у сервиса три подъёмника и пять мастеров, составьте смены так, чтобы одновременно работало не больше мастеров, чем постов.

Если мастер заболел, администратор передаёт его записи коллеге через «Сменить специалиста»: система проверит, что у коллеги это время свободно. Переноса на другое время нет, поэтому если коллега занят, запись отменяют с нейтральной причиной и предлагают новую дату.

Склад запчастей и расходников

Масла, фильтры, колодки, свечи, жидкости — позиции, которые уходят каждый день. В AuniCRM склад ведёт остатки по складам и точкам, минимальный запас и перемещения. Приход, расход и перемещения оформляют администратор и мастера, а списание и инвентаризацию — только администратор. В журнале движений виден автор операции.

Практические правила:

• заведите минимальный запас для ходовых позиций: масла, фильтры, колодки;
• принимайте запчасти приходом сразу, не откладывая на вечер;
• выдачу мастеру оформляйте расходом: так видно, кто и что берёт;
• раз в месяц сверяйте остатки по десяти ходовым позициям.

Товары загружаются из CSV, а экспорт работает в CSV, XML и TXT. Подробнее — на странице «Складской учёт». Практический материал — в статье «Как вести складской учёт».

Продажи запчастей и опт

Запчасти продаются в розницу клиентам сервиса и оптом другим сервисам и магазинам. Розничная продажа и оптовая накладная списывают товар со склада и попадают в отчёт. Для оптовых покупателей накладная содержит несколько позиций, оптовые цены, номер и печать. История закупок видна в карточке покупателя. Подробности — на странице «Продажи и накладные».

Клиент и его автомобиль

В карточке клиента хранятся контакты и история записей. Поля для VIN, госномера и модели в системе нет, поэтому эти данные вносят в заметку: «Toyota Camry, 01KG123ABC, пробег 120 000». Заметка с полем «следующий шаг» помогает не забыть про плановое ТО: «через 10 000 км — замена масла». Автоматических напоминаний нет, поэтому клиентов предупреждают сообщением вручную.

Важное ограничение: заказ-нарядов в системе нет. Перечень выполненных работ и использованных запчастей по конкретному автомобилю AuniCRM не ведёт. Если вам нужен заказ-наряд, ведите его в отдельной форме, а AuniCRM используйте для записи, клиентов и склада.

Сезонность и пики

Для шиномонтажа и сервисов, где есть сезонные пики, запись по ссылке решает главную проблему — очередь. Весной и осенью клиенты записываются заранее, а вы видите загрузку на несколько дней вперёд. Минимум времени до записи и горизонт записи подберите под ваш режим: по умолчанию клиент может записаться не позже чем за час и не дальше чем на 60 дней вперёд.

Ошибки, которые встречаются в автосервисах

• Одна длительность на все работы. Расписание не совпадает с реальностью.
• Запчасти без учёта. Не хватает нужной позиции, ремонт растягивается.
• Данные об автомобиле в голове мастера. Другой мастер начинает с нуля.
• Нет резерва под срочные заезды. Все окна заняты онлайн.

Чего в AuniCRM для автосервиса нет

Нет заказ-нарядов, полей VIN и госномера, истории ремонтов по автомобилю. Нет автоматических напоминаний о ТО. Нет фискальных чеков. Посты и подъёмники как ресурсы не ведутся. Журнал не фильтруется по мастеру и не выгружается в CSV; перенос записи делается отменой и новой записью. Подробнее об организации автобизнеса — на странице «CRM для автобизнеса».