Складской учёт онлайн: остатки, минимальный запас и перемещения

Зачем сервисному бизнесу складской учёт

Склад нужен не только магазину. Салон красоты тратит краски и расходники, клиника — анестетики и одноразовые изделия, автосервис — запчасти и масла, пекарня — муку и упаковку. Если остатки известны «примерно», в неподходящий момент заканчивается нужный материал и приём переносят, а владелец не понимает, куда ушли деньги.

Складской учёт отвечает на три вопроса: что и где лежит, что заканчивается и сколько стоит то, что мы потратили. В AuniCRM эти ответы собраны рядом с записью, продажами и расходами, поэтому в отчёте о прибыли склад связан с остальными цифрами бизнеса.

Что хранится на складе

AuniCRM различает три вида позиций:

• Товары — то, что продаётся: косметика, аксессуары, запчасти, готовые изделия.
• Сырьё и материалы — то, что тратится на услуги и производство: краски, расходники, мука, упаковка.
• Продукция — то, что вы выпускаете сами по техкартам. Подробнее — на странице «Производство и техкарты».

Каждая позиция имеет остаток на каждом складе и минимальный запас. Склады и точки — это места хранения: основной склад, витрина зала, машина выездного мастера, цех. Остатки видны по каждому месту отдельно.

Операции и журнал движений

Любое изменение остатка оформляется операцией:

Операция	Что происходит	Кто может
Приход	Товар поступил на склад	Администратор и специалист
Расход	Продажа, выдача мастеру на работу	Администратор и специалист
Перемещение	Товар передан с одного склада на другой	Администратор и специалист
Списание	Потеря, порча, истёкший срок	Только администратор
Инвентаризация	Сверка фактического остатка	Только администратор

В журнале движений видно, кто провёл каждую операцию и когда. Это снимает главный вопрос в спорных случаях: «кто последним трогал этот остаток». У продаж и накладных есть поле комментария: в нём можно указать, например, мастера, которому положен бонус.

Минимальный запас и закупка

Минимальный запас — граница, ниже которой товар нужно заказывать. Задайте её для позиций, которые нужны каждую неделю: расходники, краски, ходовые запчасти. Когда остаток падает ниже границы, это видно в списке товаров. Закупка делается до того, как материал понадобится, а не после срыва приёма.

Практическое правило: минимальный запас — это расход за срок поставки плюс небольшой резерв. Если поставщик привозит за три дня, а в день уходит по пять единиц, граница — не меньше 15. Пример условный: подставьте свои сроки и расход.

Импорт и экспорт товаров

Товары загружаются из файла CSV: так переносят прайс-лист и список товаров из Excel. Остатки после загрузки вносят приходом. Выгрузка работает в трёх форматах: CSV, XML и TXT. Это удобно, если нужно передать список бухгалтеру или загрузить его в другую систему.

Порядок первой загрузки и типичные ошибки (разные единицы измерения, дубли названий) разобраны в статье «Как вести складской учёт».

Склад и отчёт о прибыли

Склад связан с отчётами. Отчёт о прибыли считает выручку от продаж товаров, себестоимость и расходы, поэтому видно, какие товары приносят деньги, а какие лежат без движения. Деньги за услуги по записям в отчёт пока не входят: их ведите по кассе. Подробнее — на страницах «Отчёты о прибыли» и «Продажи и накладные».

Что склад в AuniCRM не делает

• Нет фискальных чеков (ККМ) и подключения кассовых аппаратов.
• Нет электронных счетов-фактур (ЭСФ).
• Нет планирования закупок и производства (MRP).
• Нет сроков годности и партий с датами: срок годности препаратов не ведётся.
• Нет кабинетов и кресел как отдельных ресурсов.

Если вам нужна кассовая торговля с фискализацией, AuniCRM не подойдёт. Для учёта остатков, продаж и себестоимости в сервисном бизнесе, пекарне или небольшом производстве она работает.

Кому склад нужен в первую очередь

Салонам красоты — для красок и косметики на продажу, клиникам и стоматологиям — для материалов и расходников, автосервисам — для запчастей, пекарням и малым производствам — для сырья и готовой продукции. Если вы торгуете оптом, посмотрите страницу про накладные.