Чтобы сделать онлайн-запись клиентов, нужно пройти семь шагов: завести услуги, добавить специалистов, задать графики, проверить правила записи, оформить страницу, получить ссылку и пройти весь путь тестовой записью. Если заранее подготовить список услуг и график работы, настройка занимает один вечер. Ниже — порядок, на что обратить внимание на каждом шаге и чек-лист для запуска.
Что подготовить заранее
Половина времени при настройке уходит не на программу, а на поиск информации. Соберите перед началом:
- список услуг, которые клиент может выбрать сам, с реальной длительностью каждой и ценой;
- список специалистов и услуг, которые делает каждый из них;
- график работы по дням недели: рабочие часы, выходные, обеденный перерыв;
- название бизнеса, адрес, телефон и логотип или основные цвета бренда.
Длительность берите из практики, а не из мечтаний: засеките время нескольких обычных визитов. Если процедура занимает 70 минут, а в записи стоит час, каждый такой клиент сдвигает следующих.
Шаг 1. Услуги
Начните с услуг, которые приносят больше всего записей, остальные добавите позже. Для каждой укажите название, длительность и цену. Названия должны быть понятны клиенту, а не вам: «Маникюр с покрытием», а не «МП-2».
Если цена зависит от объёма или сложности, укажите диапазон «от–до». Не пытайтесь описать каждый вариант отдельной услугой: десять похожих пунктов сбивают клиента, и он уходит звонить. В длительность закладывайте подготовку и уборку между клиентами, иначе расписание будет выглядеть плотным только на экране.
Пример для салона на трёх мастеров (названия и цифры условные):
| Услуга | Длительность в записи | Кто делает | Цена |
|---|---|---|---|
| Женская стрижка | 60 минут + 15 минут пауза | Все мастера | от 800 сом |
| Окрашивание | 150 минут + 15 минут пауза | Мастер-колорист | от 2 500 сом |
| Маникюр с покрытием | 90 минут + 15 минут пауза | Мастер маникюра | от 1 200 сом |
Строка «60 минут + 15 минут пауза» означает, что в записи стоит 75 минут: клиент видит, что на услугу уйдёт час, а у мастера остаётся время на подготовку. Цены даны с «от», потому что окончательная сумма зависит от объёма работы.
Как называть услуги
Называйте услуги так, как клиент ищет их в мыслях: «Стрижка женская», «Окрашивание корней», «Маникюр с покрытием». Избегайте внутренних сокращений и терминов, которые знает только мастер. Если у услуги есть важное условие, например «на длинные волосы», добавьте его в название, чтобы клиент выбрал правильный вариант.
Шаг 2. Специалисты
Добавьте каждого, кто принимает клиентов, и отметьте, какие услуги он делает. Если мастер выполняет не все услуги, не добавляйте ему лишнего: клиент выберет услугу, а потом не найдёт мастера. Для частного мастера этот шаг сводится к одному человеку.
Шаг 3. Графики
Задайте график каждого специалиста по дням недели: время начала и конца, выходные, перерыв. Клиент видит только открытое время, поэтому всё, что не открыто, он записать не сможет. Лучше закрыть лишнее, чем потом объяснять клиенту, почему мастера не оказалось на месте.
Если график меняется, обновляйте его в кабинете заранее, до того как клиенты начнут записываться на новые даты. График в AuniCRM задаётся по дням недели, без отдельных дат: пометки «отпуск на две недели» нет. Перед отпуском поменяйте недельный график специалиста, а когда вернётесь, верните прежний. Уже сделанные записи на эти даты передайте другому специалисту или отмените с причиной и предупредите клиентов.
Шаг 4. Правила записи
В кабинете администратора, в разделе «Настройки» на вкладке «Запись и ИИ», задаются правила, по которым система принимает записи со страницы. Значения по умолчанию подходят не всем, поэтому проверьте их до запуска:
| Настройка | По умолчанию | Когда менять |
|---|---|---|
| Подтверждение | Запись приходит со статусом «ожидает», администратор подтверждает её | Если не успеваете отвечать, включите «Фиксировать запись сразу, без подтверждения»: запись станет подтверждённой автоматически |
| Минимум времени до записи | 60 минут | Увеличьте, если нужно время на подготовку; поставьте 0, если принимаете записи «на ближайшее время» |
| Запись вперёд | 60 дней | Сократите, если график известен только на месяц вперёд |
| Шаг сетки времени | 30 минут | Если услуги идут по 45 минут, поставьте 15, иначе после каждой записи будет теряться пятнадцать минут |
| Активных записей на клиента | 3 | Увеличьте, если клиенты записываются на курс из нескольких процедур |
Допустимые значения: минимум времени до записи — от 0 до 43 200 минут, запись вперёд — от 1 до 365 дней, шаг сетки — от 5 до 180 минут, активных записей на одного клиента — от 1 до 50. Часовой пояс по умолчанию — Бишкек.
Шаг сетки связан с графиком. Время, которое видит клиент, отсчитывается от начала рабочего окна с этим шагом, и услуга обязана целиком уместиться до перерыва или до конца дня. Услуга на 60 минут не предлагается за 30 минут до обеда, а при шаге 30 и услуге на 45 минут свободное окно получится каждый час, а не каждые 45 минут.
Шаг 5. Оформление страницы
Страница записи — это то, что видит клиент. Подберите цвета и стиль под свой бренд, проверьте предпросмотр и убедитесь, что название и контакты указаны верно. Если страница выглядит как ваша, ей доверяют больше, чем безликому каталогу.
Шаг 6. Ссылка
Ссылку на запись нужно разместить там, где клиенты вас находят. Основные места: шапка профиля в Instagram, закреплённое сообщение в WhatsApp, карточка в 2GIS, визитка и QR-код на ресепшене. Подробно про Instagram — в статье «Ссылка на запись в Instagram», про WhatsApp — в статье «Запись через WhatsApp».
Шаг 7. Тестовая запись
Прежде чем рассказывать клиентам, пройдите путь сами с телефона:
- Откройте ссылку и выберите услугу.
- Выберите специалиста и время.
- Оставьте контакты и подтвердите запись.
- Откройте журнал и проверьте, что запись появилась с верным временем и специалистом.
- Отмените запись и проверьте, что время снова стало свободным.
Попросите двух-трёх знакомых записаться по ссылке и расскажите, что вам нужен честный отзыв: понятно ли им, где нажать и чего не хватает.
Что делать после запуска
Первую неделю смотрите на журнал каждый день. Отмечайте, какие услуги просят чаще всего, в какое время клиенты записываются и какие вопросы возникают при записи. Если клиенты регулярно выбирают услугу не той длительности, поправьте её. Если часть окон остаётся пустой, посмотрите график: возможно, вы закрыли время, когда клиенты хотят прийти. Через две недели вы увидите картину целиком и сможете решить, что менять.
Типичные ошибки при запуске
- Услуги без длительности. Окна не соответствуют реальной работе.
- График без выходных и перерывов. Клиенты записываются на время, когда вас нет.
- Запись спрятана. Ссылка есть только на сайте, который никто не открывает.
- Записи висят без подтверждения. Администратор не открывает журнал, и клиент остаётся без ответа.
- Нет правила отмены. Клиенты не знают, как перенести запись, и пишут в WhatsApp.
Чек-лист перед запуском
- Все основные услуги заведены с длительностью и ценой.
- Каждый специалист привязан к своим услугам.
- Графики внесены, выходные и перерывы отмечены.
- Правила записи проверены: подтверждение, минимум времени до записи, шаг сетки.
- Страница записи оформлена, контакты проверены.
- Тестовая запись и её отмена прошли без ошибок.
- Ссылка стоит в Instagram и отправлена в закреплённом сообщении в WhatsApp.
- Назначен человек, который каждый день открывает журнал и подтверждает записи. Как устроена работа с журналом, описано в статье «Как работает онлайн-запись».
Частному мастеру подойдёт самый маленький тариф, подробности — в статье «Онлайн-запись для частного мастера», а состав функций и цены — на страницах «Возможности» и «Цены».