Учебному центру CRM нужна для четырёх вещей: ученики и группы, оплаты и долги, скидки с кассой и учебники на складе. Запись по ссылке для центра вторична, главное — порядок в деньгах и в расписании групп. Ниже — что обычно болит, что должна уметь программа для центра, чем отличается школьная CRM от салонной и с чего начать внедрение.
Что обычно болит в учебном центре
- Оплаты и долги в разных таблицах. Платёж записан в одном файле, скидка в другом, а кто должен за прошлый месяц, знает только администратор.
- Расписание групп. Группы меняются каждую неделю: переводы, замены преподавателей, новые наборы.
- Касса. Деньги принимают несколько человек, и к вечеру не сходятся смены.
- Учебники. Выдача и остатки считаются на глаз, поэтому в сентябре не хватает нужных.
- Филиалы. Когда центров два и больше, данные разъезжаются по разным файлам.
Что должна уметь программа для центра
| Задача | Что нужно |
|---|---|
| Ученики и группы | Карточка ученика, список групп, переводы между группами |
| Оплаты | Учёт платежей, скидок, долгов и возвратов |
| Касса | Кассовые смены, печать чека, итог по сменам |
| Учебники | Склад: остатки и выдача |
| Филиалы | Один учёт для нескольких точек |
| Отчёты | Выгрузка данных в CSV для бухгалтера |
AuniEdu закрывает большую часть этого набора: ученики и группы, филиалы, оплаты и кассовые смены, возвраты, скидки, учебники на складе, печать чека и выгрузка в CSV.
Ученики и группы
Основа учёта в центре — не запись к специалисту, а состав групп. Ученик числится в группе, группа ведётся преподавателем, а переводы между группами нельзя терять, иначе оплата и посещаемость расходятся. Хорошая CRM хранит историю: в каких группах ученик учился и когда перешёл. Это важно для родителей и для администратора, которому нужно ответить на вопрос «когда он начал заниматься».
Оплаты, скидки и долги
Самое чувствительное место — деньги. Нужно видеть, кто оплатил, кто нет и на сколько, какая скидка действует и кто её подтвердил, а возвраты оформлять так, чтобы они попадали в отчёт. В AuniEdu оплаты, скидки и возвраты ведутся в одном месте, а касса разделена на смены, поэтому к вечеру видно, чья смена сколько приняла.
Пример расчёта долгов (цифры условные). Допустим, в центре 200 учеников, средний платёж — 3 000 сом в месяц, и 10 % учеников задерживают оплату на месяц. Это 20 учеников и 60 000 сом, которые центр ждёт, но не видит, если долги не ведутся. Видимость долга сама по себе ускоряет оплату: администратор знает, кому напомнить.
Касса и учебники
Кассовая смена фиксирует, кто и сколько принял, а печать чека подтверждает платёж клиенту. Учебники хранятся на складе с остатками: видно, что осталось перед сентябрём и что нужно заказать.
Чем AuniEdu отличается от AuniCRM
Это две редакции одного семейства. AuniCRM рассчитан на сервисы с записью по времени: салоны, клиники, автосервисы, где важны график специалистов и склад материалов. AuniEdu рассчитан на школы и центры, где важны группы, оплаты и касса. Данные AuniEdu лежат в отдельной базе школы на собственном адресе, поэтому информация разных школ не смешивается. Описание возможностей — на странице «CRM для школ и учебных центров».
Как считать загрузку групп
Загрузка группы — это число учеников, делённое на число мест. Например, группа на десять мест с семью учениками загружена на 70 %. Средняя наполняемость по центру показывает, сколько мест вы продаёте и сколько остаётся пустыми.
Пример расчёта (цифры условные). Группа из 8 учеников платит по 3 000 сом в месяц: выручка 24 000 сом. Из неё преподавателю — 12 000 сом, аренда класса на группу — 4 000 сом, остальные расходы — 3 000 сом. Прибыль группы: 24 000 − 12 000 − 4 000 − 3 000 = 5 000 сом. Если учеников 6, выручка 18 000 сом, а расходы те же, результат: 18 000 − 19 000 = −1 000 сом. Такой расчёт помогает решать, какие группы открывать и когда закрывать.
Скидки без хаоса
Скидки в учебном центре бывают разные: для братьев и сестёр, за раннюю оплату, для постоянных учеников. Чтобы они не превращались в потерю денег, зафиксируйте правила: кому, на какую сумму и кто имеет право их назначать. Каждая скидка должна быть видна в учёте, а не жить в голове администратора.
Сообщения родителям
Родители ждут от центра ясности: когда занятие, сколько платить и что с долгом. Короткие сообщения в WhatsApp решают большую часть вопросов. Пример напоминания о платеже: «Здравствуйте! Напоминаем об оплате занятий за (месяц): (сумма). Если вы уже оплатили, пришлите, пожалуйста, подтверждение». Сообщение должно быть вежливым, содержать сумму и срок и не обвинять. Тексты других сообщений — в статье «30 шаблонов сообщений».
Сезонность набора
Основной набор в учебные центры идёт перед сентябрём и в начале года. Подготовьте заранее списки ожидающих, свободные места по группам и сообщения для родителей. После набора проверьте наполняемость и решите, какие группы открывать, а какие объединять.
Что спросить при выборе программы для центра
- Как ведутся оплаты, скидки и возвраты и как всё попадает в отчёт?
- Как устроена касса: смены, чеки, закрытие?
- Можно ли вести несколько филиалов в одной базе?
- Где хранятся данные и как они разделены между школами?
- Можно ли выгрузить данные, если вы решите уйти?
- Как считается цена: по числу учеников, групп или филиалов?
Такой список помогает сравнить программы по существу и не увлечься красивым интерфейсом.
Как внедрить в центре
- Соберите список учеников и групп в одну таблицу: ФИО, телефон родителя, группа.
- Выберите дату старта: удобнее начинать с нового месяца или периода, чтобы оплаты считались с чистого листа.
- Перенесите учеников и группы, заведите филиалы и кассу.
- Обучите администраторов: приём оплаты, скидка, возврат, закрытие смены.
- Первый месяц сверяйте кассу с прежней таблицей. Расхождения сразу видны.
Если вы сравниваете программы, общие критерии выбора описаны в статье «Как выбрать CRM для малого бизнеса», а о цене — в статье «Сколько стоит CRM-система».
С чего начать
Напишите в WhatsApp число филиалов, групп и учеников. По этим цифрам мы назовём стоимость и условия подключения. Если у вас сервис с записью по времени, а не группы, вам подойдёт AuniCRM: тарифы собраны на странице «Цены».