Мастеру маникюра для записи клиентов нужны три вещи: точная длительность каждой услуги, график без накладок и способ напомнить клиенту о следующем визите. Вести запись можно в тетради, в таблице или в электронном журнале с записью по ссылке из Instagram. Ниже — сравнение способов, что записывать, как считать длительность услуг и как организовать день мастера.
Три способа вести запись
| Способ | Плюсы | Минусы |
|---|---|---|
| Тетрадь | Бесплатно, не нужен интернет, быстро записать | Нельзя записаться без звонка, легко потерять, нет истории клиента |
| Таблица | Можно открыть с телефона, легче искать | Правки в нескольких версиях, нет статусов, нужен порядок |
| Электронный журнал | Запись по ссылке, статусы, карточка клиента, нет накладок | Нужно освоить, нужен интернет |
Для мастера, который принимает несколько клиентов в день и не любит отвечать на звонки во время процедуры, электронный журнал обычно удобнее. Сравнение тетради и журнала подробно описано в статье «Тетрадь для записи клиентов или электронный журнал».
Что записывать
В каждой записи должны быть:
- дата и время начала;
- имя клиента и телефон;
- услуга и её длительность;
- особенности визита: например, «снятие чужого покрытия». В тетради это примечание, а в электронном журнале лучше завести отдельную услугу, чтобы длительность считалась верно;
- статус: ожидает, подтверждена, отменена или выполнена.
Эти поля нужны, чтобы клиента можно было найти, предупредить и не перепутать с другим. В электронном журнале у записи есть статус, а услуга и её длительность выбираются из списка. В тетради всё пишется вручную, и именно здесь рождаются ошибки: забытая длительность, неясное время, телефон без последней цифры.
Длительность услуг: как не ошибиться
Маникюр — это услуга, в которой «примерно» не работает. Снятие покрытия, маникюр, новое покрытие и дизайн занимают разное время, а вместе они складываются в запись на один-два часа. Если длительность задана неверно, вы либо опаздываете к следующему клиенту, либо простаиваете.
Замерьте время на нескольких клиентах за неделю и запишите средний результат. Пример условной разбивки (подставьте свои цифры):
| Услуга | Время работы | Пауза на подготовку | Время в записи |
|---|---|---|---|
| Маникюр без покрытия | 45 минут | 10 минут | 55 минут |
| Маникюр с покрытием | 80 минут | 10 минут | 90 минут |
| Снятие и покрытие заново | 110 минут | 10 минут | 120 минут |
Паузу на подготовку и уборку закладывайте в длительность, а не оставляйте «про запас». Тогда расписание отражает реальную работу, и клиентка не ждёт в коридоре.
Как организовать день мастера
Хороший день мастера строится блоками. Утро занимают длинные услуги, когда у вас больше сил, а вечер — короткие. Между блоками оставляйте перерыв: он нужен и для отдыха, и для запаса на случай, если клиент опоздал. Одно-два окна в день держите свободными для срочных записей, которые обычно приходят за день-два до нужной даты.
Если вы работаете дома или в аренде кресла, закладывайте время на уборку рабочего места и дезинфекцию инструментов. Эти минуты входят в длительность услуги и должны быть учтены в цене: как это считать, описано в статье «Сколько брать за маникюр».
Запись по ссылке из Instagram
Многие клиентки мастера маникюра приходят из Instagram, поэтому ссылка на запись должна быть там. Клиентка выбирает услугу и свободное время сама, в любое время суток, а вы видите запись в журнале. Не нужно отвечать на сообщения «есть ли время в пятницу» и искать окно в тетради.
Как поставить ссылку в шапку профиля, сторис и актуальное, описано в статье «Ссылка на запись в Instagram», а как настроить сами услуги и график — в инструкции и в статье «Онлайн-запись для частного мастера».
Что говорить при записи
Несколько вопросов при записи экономят время в день визита. Уточните, какая услуга нужна, есть ли на ногтях чужое покрытие, которое нужно снять, и нужен ли дизайн, потому что от этого меняется длительность. Если клиентка записывается по ссылке, эти вопросы закрываются выбором услуги: снятие, маникюр и дизайн должны быть отдельными пунктами. Если записывает администратор, пусть задаёт один и тот же короткий набор вопросов, и никто не забудет уточнить главное.
Опоздания и срочные записи
Опоздания неизбежны, поэтому заранее решите правило: сколько минут вы ждёте и что происходит дальше. Например, до пятнадцати минут услуга сокращается, дальше запись переносится. Скажите об этом при подтверждении. Для срочных записей оставляйте одно-два окна в неделю: клиентки, которым нужно успеть к событию, готовы записаться в день обращения, и это дополнительная выручка без рекламных расходов.
Что полезно помнить о клиентке
Хорошая запись держится на мелочах: какую длину и форму она предпочитает, какие цвета выбирала, нужен ли ей дизайн. История в карточке клиента AuniCRM сама показывает, на какие услуги и когда она записывалась. Остальное добавляйте заметкой в эту же историю (длина, форма, цвета, пожелания) или ведите в отдельном файле и просматривайте перед приходом. Клиентка замечает, когда мастер помнит её предпочтения, и возвращается.
Три правила записи
- Правило отмены в одну фразу. «Если планы изменились, предупредите за сутки». Отправляйте вместе с подтверждением записи.
- Подтверждение накануне. Короткое сообщение с датой, временем и адресом снижает неявки. Тексты — в статье «Напоминание о записи».
- Опоздание. Заранее решите, сколько вы ждёте клиентку и что происходит после этого: сокращается услуга или переносится запись. Скажите об этом при записи.
Следующий визит: как не потерять клиентку
Маникюр делают с понятной периодичностью, поэтому главный способ удержания — запись на следующий визит прямо на выходе. Предложите время через три-четыре недели и сразу запишите. Если клиентка не готова, отметьте дату в журнале и напишите ей за несколько дней до нужного срока.
Пример: сколько клиенток помещается в день
Допустим, вы работаете с 10:00 до 19:00 с перерывом на час. Рабочих часов восемь. Если средняя запись занимает 90 минут, а между клиентками нужна пауза уже в этой длительности, то в день помещается пять клиенток: 8 × 60 ÷ 90 = 5,3, то есть пять записей и небольшой запас. Если часть записей короче, их число растёт. Расчёт нужен, чтобы не записывать больше, чем реально успеваете.
С чего начать на этой неделе
- Замерьте реальную длительность пяти основных услуг и запишите.
- Выберите способ: если клиентов больше пяти в день, заведите электронный журнал.
- Составьте правило отмены и отправьте его клиенткам вместе с подтверждением.
- Поставьте ссылку на запись в шапку Instagram. Состав функций и цены — на странице программы для мастера маникюра.